Personio verbetert de medewerkerservaring met een AI-gestuurde chatbot en een compliant klokkenluidersapp

Personio, Europa's toonaangevende HR-softwarebedrijf voor het mkb, komt met twee nieuwe innovaties voor zijn alles-in-één HR-platform om de werknemerservaring verder te verbeteren: AI-Powered Answers voor Personio Conversations en Personio Whistleblowing. Met deze updates kunnen mkb-ondernemingen hun tools verder consolideren, de efficiëntie verhogen en de compliance waarborgen.

Op dit moment zijn zowel werknemers als HR-managers gewend om te werken met gescheiden tools om hun groeiende werklast te beheren. Of het nu gaat om onboarding, het managen van absentie, functioneringsgesprekken, salarisadministratie etc. Personio heeft zich altijd gericht op het stroomlijnen van deze ervaringen voor elke medewerker. Het bespaart tijd en helpt organisaties om sneller en beter te werken, door één plek te bieden voor elke werkgerelateerde vraag of behoefte. Met deze uitbreiding van het productportfolio kunnen medewerkers nu direct toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben en voelen ze zich veilig, dankzij geanonimiseerde en gedigitaliseerde meldingen - allemaal vanuit het Personio-platform.

Deze aankondiging komt op een moment dat bijna vier op de tien (37%) Nederlandse HR-managers zegt dat efficiënte processen de sleutel zijn om hun bedrijf door moeilijke tijden te helpen loodsen, terwijl ruim een op de vijf (21%) een holistische benadering van de mederwerkerservaring als belangrijk noemt*.

Koen Stam, Head of Benelux voor Personio, zegt: “Veranderingen in regelgeving en de instroom van nieuwe technologieën kunnen het ongelooflijk complex maken voor werkgevers om verzoeken van werknemers en HR-processen effectief te beheren en tegelijkertijd te zorgen voor compliance. Voor HR-managers in het mkb is dat een nog grotere uitdaging, omdat zij vaak weinig tijd en middelen hebben om meerdere digitale tools te beheren. Wij willen onze klanten helpen navigeren door dit steeds ingewikkelder wordende landschap. De nieuwe functies die we vandaag aankondigen zijn een voorbeeld van ons streven om organisaties verder te helpen, door HR-software toegankelijk te maken voor het mkb en tegelijkertijd een naadloze ervaring voor alle medewerkers te bieden.”

Maria Angelidou-Smith, Chief Product and Technology Officer bij Personio, zegt: “Bij Personio weten we dat het bieden van waarde aan HR-teams verloopt via het bieden van waarde aan medewerkers. Daarom hebben we het altijd als onze belangrijkste taak gezien om de ervaring van medewerkers met de belangrijkste workflows waar ze dagelijks mee te maken hebben, zo naadloos mogelijk te maken. Zo kunnen we positieve resultaten voor onze klanten behalen. Daarbij is het geweldig om opkomende technologieën, zoals AI, in te zetten om tijd vrij te maken voor meer strategisch werk.”

Personio Conversations nu met AI-Powered Answers

Personio Conversations, de HR-helpdesk die HR-teams ondersteunt bij het makkelijk prioriteren en beantwoorden van vragen van medewerkers, wordt verbeterd met een AI-gestuurde chatbot.

HR-teams worden vaak overspoeld met dagelijkse verzoeken van medewerkers via verschillende kanalen, waarbij ze vaak kostbare tijd besteden aan het doorverwijzen van medewerkers naar de juiste documentatie die op meerdere systemen verspreid staan. Veel van deze verzoeken gaan over relatief eenvoudige zaken, zoals “Wat is het beleid voor ouderschapsverlof?”. Tweederde van de Nederlandse HR-managers geeft aan dat ze gemiddeld 3,4 uur per week besteden aan het beantwoorden van vragen van medewerkers.**

De AI-gestuurde chatbot van Personio Conversations is 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar voor medewerkers. Het helpt ze om snel antwoorden te krijgen door routinevragen automatisch te beantwoorden zonder dat het HR-team daarvoor nodig is. Medewerkers kunnen zelfs verzoeken indienen vanuit de tools die ze al gebruiken, zoals Slack of MS Teams, voor meer gemak en een snellere adoptie.

Het nieuwste onderzoek van Personio laat zien dat driekwart (75%) van de Nederlandse HR-professionals van mening is dat AI en automatisering kunnen helpen om meer tijd vrij te maken, zodat ze zich kunnen richten op strategische taken.**. Deze nieuwe functie komt dus op het juiste moment.

Erika Werle, People Operations Manager bij ABOUT YOU, een online fashion retailer die Personio Conversations gebruikt, zegt: “We kijken nu al uit naar het gebruik van de nieuwe AI-Powered Answers-functie. Hiermee krijgen medewerkers geautomatiseerde suggesties voor de informatie die ze nodig hebben, waardoor ze beter in staat zijn om vragen zelf te beantwoorden.”

Personio Whistleblowing

In veel EU-landen wordt dit jaar klokkenluiderswetgeving van kracht, in Nederland is deze wet in januari goedgekeurd door de Eerste Kamer. Op 17 december 2023 wordt deze van kracht voor bedrijven met 50-249 medewerkers en tevens voor kleinere bedrijven die onder de ‘witwaswet’ vallen. Bedrijven die deze maatregelen niet implementeren of klokkenluiderszaken niet op de juiste manier afhandelen, kunnen te maken krijgen met ernstige consequenties. Deze kunnen variëren van negatieve publiciteit tot gerechtelijke sancties.

Daarnaast heeft de Tweede Kamer onlangs een wetsvoorstel goedgekeurd waarin ook kleinere bedrijven (vanaf 10 medewerkers) verplicht worden om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Daar moeten medewerkers terecht kunnen met klachten en meldingen rond sociale veiligheid, discriminatie, seksuele intimidatie, etc.

Personio Whistleblowing is een gecentraliseerde oplossing voor het doen van anonieme meldingen. Het is ontworpen om werkgevers te helpen voldoen aan de nieuwste wettelijke vereisten van de EU-klokkenluidersrichtlijn en de AVG. Dit biedt werkgevers de zekerheid dat hun organisatie voldoet aan lokale wetgeving ter bescherming van klokkenluiders.

Met deze nieuwe functie kunnen mensen veilig en anoniem misstanden melden. Op die manier stelt het werknemers in staat om hun mond open te doen en helpt het om een bedrijfscultuur te creëren waarin iedereen zich veilig kan voelen, zonder bang te hoeven zijn voor repercussies. Het systeem biedt ook een eenvoudig casemanagement met een ticket-achtig systeem, zodat de toegewezen casemanager nooit een melding mist en altijd op de hoogte is van de status van openstaande zaken.

AI-Powered Answers via Personio Conversations is per direct beschikbaar voor klanten. Meer informatie: https://www.personio.nl/conversations/.

Personio Whistleblowing komt in Q3 beschikbaar. Geïnteresseerde bedrijven kunnen contact opnemen met Personio via: https://personio.nl/contact/. 

* Personio onderzoek: HR Survey: The True Cost of a Crisis - HR's Response to Challenging Times (gepubliceerd september 2022)

** Personio onderzoek: Closing the HR-to-CEO gap: how to build tomorrow's workplace today (gepubliceerd juni 2023)