Ministeries live met nieuw SAP-gebaseerd bestelsysteem

Het Financieel Dienstencentrum (FDC) van de rijksoverheid heeft samen met de partners iQibt, Compera Consulting en INNOV8iON een nieuw bestelsysteem gerealiseerd. Het bestelsysteem maakt gebruik van SAP S/4HANA-software en is geïntegreerd met de financiële administratie van het FDC. Deze integratie maakt het mogelijk om op integraal niveau te rapporteren op de uitgaven.

Het FDC verzorgt de financiële administratie voor vijf ministeries. Het biedt diensten aan de ministeries van Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) waar het ook onderdeel van is. Tot de dienstverlening behoort onder meer het verwerken van facturen en het aanbieden van financiële rapportages.

Project WijBestellen

Aangezien in april 2023 de bestaande besteloplossing in Digiinkoop moest zijn vervangen, hebben de departementen SZW, BZK en Financiën er in 2021 voor gekozen om hiervoor de bestelfunctionaliteit in het SAP 3F-systeem te gaan gebruiken.

Voor het FDC reden om de afgelopen twee jaar werk te maken van een integratie van de financiële en inkoopprocessen als onderdeel van het project ẂijBestellen waarvan de eerste fase nu is afgerond. Om te komen tot één nieuw bestelsysteem voor drie van de vijf ministeries ontsloot SAP-partner iQibt de module Procurement in de SAP S/4HANA Business Suite-software die het FDC al in gebruik heeft.

“Een deel van onze klanten moest op zoek naar een nieuw bestelsysteem. SAP bood daarvoor een prima oplossing”, aldus Bart van der Klaauw, clustermanager beheer en plaatsvervangend hoofd bij het FDC. “We zijn heel blij met de manier waarop SAP ons heeft geholpen het meergebruik van SAP contractueel en licentietechnisch vorm te geven.”

Voordelen integratie

Het nieuwe bestelsysteem biedt het FDC meerdere voordelen. “Door een integratie van de inkoop- en financiële processen ontstaat een beter beeld van de hele keten”, zegt Richard Legierse, partner en eigenaar van iQibt. “Je kunt eenvoudiger rapporteren en daarnaast rapporteer je met de juiste data. Rapportages zijn daardoor minder foutgevoelig. Doordat alle inkoop- en financiële data over meerdere departementen heen op één platform staan, kun je op integraal niveau rapporteren op de uitgaven. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken om kostenbesparingen door te voeren of betere voorwaarden af te sluiten, of voor het strategische inkoop- en budgetteringsproces.”

Van der Klaauw ziet ook voordelen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. “Het is prettig en overzichtelijk dat we het proces van orderopdracht tot betaling nu in één systeem hebben samengebracht. We verwachten dat deze stap leidt tot minder uitval en minder werk voor het FDC, en dat onze klanten sneller hun zaken kunnen regelen en betalen. De Fiori-tegels maken de gebruikersinterface voor WijBestellen ook aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker dan voorheen en dat was een duidelijke behoefte vanuit onze klanten.”