Vier tech-trends die de toekomst van flexibel werken beïnvloeden

Het grootste deel van 2020 heeft ‘werken’ er niet zo uitgezien als de meesten van ons gewend zijn. Organisaties zijn snel overgestapt naar thuiswerken om te voldoen aan de lockdownmaatregelen en het lijkt erop dat deze trend nog wel even doorzet. 91 procent van de organisaties wereldwijd ondersteunt nu het thuiswerken – een stijging van 63 procent ten opzichte van de periode voor de pandemie.

Nu er minder nadruk ligt op uren en locatie, verschuift de focus van het werk naar resultaat. Miljoenen medewerkers profiteren van meer persoonlijke vrijheid om taken uit te voeren waar en wanneer ze dat willen, zolang het werk maar gedaan wordt. Deze vrijheid leidt tot betere resultaten: volgens de International Workplace Group is 85 procent van de bedrijven ervan overtuigd dat de huidige locatieflexibiliteit direct heeft geleid tot meer productiviteit.

Maar als medewerkers het meest uit deze flexibiliteit willen halen om zelf te beslissen wanneer, waar en hoe ze werken, moeten bedrijven ze wel voorzien van de juiste technologie en communicatiemiddelen. Je kunt niet de productiviteit en samenwerking op kantoor vergroten door te investeren in technologie, en dan verwachten dat degenen die op afstand werken dezelfde resultaten behalen met een geïmproviseerde technologie-set-up.

Om ervoor te zorgen dat flexibel werken effectief is, is het belangrijk dat organisaties garanderen dat alle medewerkers profiteren van een consistente professionele ervaring – ongeacht hun locatie. Onderstaande vier technologietrends helpen het flexibele personeelsbestand voort te bouwen op de vrijheden die ze op dit moment ontdekken.

Professionele set-up voor thuis

De verschuiving naar het thuiswerken heeft ons geleerd dat de meeste kenniswerkers in staat zijn om langere perioden vanuit huis te werken. Echter, dan moeten de set-ups thuis wel aangepast kunnen worden aan het nieuwe normaal. Een laptop met een geïntegreerde webcam van matige kwaliteit komt een productieve samenwerking tussen medewerkers bijvoorbeeld niet ten goede.

Set-ups van hoge kwaliteit die de frustratie van een geïmproviseerde aanpak wegnemen, zoals slechte audiokwaliteit, wazige video en een gebrek aan interactie, zijn essentieel. De professionele technologie die de afgelopen jaren op kantoor steeds vaker wordt ingezet, moet ook zijn weg vinden naar de medewerkers thuis.

Professionele headsets, camera’s voor videovergaderingen in HD, kwalitatieve audio-output en zelfs active noise cancelling kunnen een grote bijdrage leveren aan de productiviteit thuis. Medewerkers zijn 4,6 keer zo vaak geneigd beter te presteren als ze zich gehoord voelen. En om consistent gehoord te worden, hebben ze de juiste tools nodig.

AI en machine learning

Artificial intelligence (AI) is binnen video-vergaderen al in opkomst. Dankzij functies zoals automatic speaker tracking en split-screenmogelijkheden is iedereen die in de call aanwezig is zo goed en actief mogelijk bij de vergadering te betrekken.

Het lijkt erop dat flexibel werken een permanente ontwikkeling is: volgens Gartner is 74 procent van de CFO’s van plan een aantal medewerkers 40 uur per week vanuit huis te laten werken. Het gebruik van AI zal zich op korte termijn dus nog sneller verspreiden.

In de toekomst zijn systemen in staat op intelligente wijze te monitoren wat er in een vergadering gebeurt en kunnen ze ongewenste afleiding blokkeren zonder het daadwerkelijke gesprek daarbij te verstoren. Hoewel velen van ons AI nog als enigszins opzichtige technologie zien, levert de technologie een belangrijke bijdrage aan flexibel werken. AI stelt je namelijk in staat je te concentreren op de samenwerking van mensen onderling, en niet op de technologie om je heen – alsof je tegenover elkaar in dezelfde ruimte zit.

Huddle rooms

Ondanks dat de werkpatronen van medewerkers veranderen, blijft de behoefte onder kleinere groepen collega’s bestaan om samen te komen in centrale werkruimten. Huddle rooms bieden een plek waarin mensen centraal staan, speciaal ontworpen voor de ondersteuning van ideeën en samenwerking. Bovendien maken ze het mogelijk om mensen die zich niet op kantoor bevinden ook eenvoudig bij het gesprek te betrekken.

Deze kleine ruimten gaan naar alle waarschijnlijkheid een grote rol spelen in kantoorgebouwen, met audio en video van hoge kwaliteit, zodat iedere deelnemer zich betrokken voelt. De ruimten zullen steeds vaker worden uitgerust met native software-ervaringen, met platformen als Microsoft Teams en Zoom, voor een probleemloze gebruikservaring.

Daarnaast worden videobars steeds slimmer; in de toekomst leidt dit tot nog betere samenwerkingservaringen. De mogelijkheid voor automatische monitoring wie er aan het woord is, draadloze bestandsdeling en automatisch beheer van achtergrondgeluiden zorgt voor een fijne gebruikerservaring voor iedereen die bij het gesprek betrokken is.

Low-touch- en stembediening

COVID-19 heeft de beperkingen van het niet kunnen aanraken van objecten aan het licht gebracht. Daarnaast heeft het virus de ontwikkeling van en interesse in low-touch- en stembedieningstechnologieën versneld. Dit soort technologieën beperken het contact met gedeelde schermen en oppervlakken.

De komende jaren verwachten we steeds meer vergaderruimten te zien waarin geen fysieke interactie nodig is. Gebruikersherkenning voorziet medewerkers van toegang tot stembedieningsdiensten en slimme integratiemogelijkheden, waardoor ze draadloos verbinding kunnen maken met vergaderingen. Dit kan dan vanaf een persoonlijke laptop of smartphone of middels een draadloze verbinding met vergaderingen via videobar of -console – die allemaal contactloze bestandsdeling mogelijk maken.

(Paul Clark is SVP & EMEA Managing Director bij Poly)