Verschillende soorten digitale gegevens? Verschillende vormen van opslag

Net zoals je verschillende soorten data hebt, zijn er evenzoveel verschillende soorten opslag. Vergelijk het met de opslag van fysieke spullen. Je paspoort en ID-kaart berg je zorgvuldig op, bij voorkeur op een plek die je kan afsluiten. Maar de handleiding van je apparatuur bewaar je waarschijnlijk ergens op zolder, de kans is immers klein dat je deze informatie nog vaak nodig zal hebben. Je administratie hoeft dan weer niet achter slot en grendel, maar ook niet op de salontafel.

Kortom, voor de opslag van fysieke gegevens heeft iedereen waarschijnlijk wel een systeem, al dan niet onbewust. Maar hoe zit het met digitale gegevens? Ook deze kunnen worden onderverdeeld op basis van gevoeligheid en beschikbaarheid.

Categorie 1: Belangrijke, weinig geraadpleegde gegevens

Maak een back-up van deze gegevens op een externe harde schijf, op een NAS of in de cloud. Sla deze gegevens op minstens drie plekken op, waarbij je minstens twee verschillende media gebruikt en één back-up zich op een externe locatie bevindt. Zorg er ook voor dat deze back-up regelmatig wordt bijgewerkt en dat de opslaglocatie veilig en betrouwbaar is.

Overweeg het gebruik van archiveringsformaten, zoals ZIP of RAR, om de gegevens te comprimeren en zo ruimte te besparen zonder verlies van gegevensintegriteit. Voeg tot slot beschrijvende bestandsnamen en mappenstructuren toe om de gegevens gemakkelijk terug te vinden als dat nodig is. Zo vind je gegevens snel terug, ook als je ze niet zo vaak hoeft te raadplegen.

Categorie 2: Belangrijke, veel geraadpleegde gegevens

Bewaar deze gegevens op een betrouwbare en snelle opslagmedia, waar je direct toegang tot hebt, zoals een NAS-device. Gebruik versiebeheer- of synchronisatiesoftware om wijzigingen bij te houden en de gegevens up-to-date te houden op meerdere apparaten. Dit is helemaal belangrijk wanneer het om gegevens gaat waar meerdere personen toegang tot hebben en wijzigingen in kunnen aanbrengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan veelgebruikte werkbestanden binnen een organisatie. Overweeg daarnaast het gebruik van encryptie om gegevens extra te beveiligen, vooral als ze gevoelige informatie bevatten.

Categorie 3: Minder belangrijke, maar veel geraadpleegde gegevens

Ook dit soort gegevens bewaar je het beste op een netwerkopslagapparaat voor eenvoudige en directe toegang. Wanneer gegevens door meerdere personen worden geraadpleegd, is het aan te raden om mappen en submappen met duidelijke namen te gebruiken om gegevens georganiseerd te houden. Ook kan het gebruik van online opslagdiensten worden overwogen, voor eenvoudige toegang tot gegevens. Zorg er in dat geval wel voor dat de beveiliging van de data op orde is.

Categorie 4: Minder belangrijke, weinig geraadpleegde gegevens

Archiveer deze gegevens in een gecomprimeerd formaat, zoals ZIP, en sla ze op in een aparte map.

Overweeg het gebruik van fysieke, externe opslagmedia voor langdurige opslag van deze gegevens en als fysieke back-up. Zorg ervoor dat de opslaglocatie goed gelabeld en gedocumenteerd is, zodat je gegevens kunt terugvinden wanneer dat nodig is, zelfs als dat een aantal jaar na dato is.

Belangrijk om te onthouden is dat ongeacht het type gegevens, het belangrijk is om regelmatig back-ups te maken, beveiligingsmaatregelen te treffen en de gegevens te organiseren op een manier die voor jou logisch en eenvoudig te beheren is.

Hugo Grausem is Marketing Executive bij Synology