Vier tips om tijdsverlies door IT-uitval terug te dringen

Systemen en devices die niet doen wat ze moeten doen; het is een grote ergernis voor iedere werknemer. Bovendien heeft het ook gevolgen voor de dagelijkse bedrijfsvoering – wanneer werknemers niet verder kunnen omdat hun IT hapert, heeft dat uiteraard een negatieve invloed op hun productiviteit. Voor mkb-organisaties zijn die gevolgen immens; een direct gevolg van het kleine aantal werknemers dat dergelijke bedrijven tellen.

 

Het feit dat 42% van de Nederlandse mkb-organisaties aangeeft dat werknemers minstens zeven uur per maand kwijt zijn door uitval van IT-systemen – zoals onlangs bleek uit een grootschalig Europees onderzoek door Dynabook – laat zien hoe kwetsbaar bijna de helft van het mkb is. Of beter gezegd: het toont de afhankelijkheid van goed werkende IT-systemen. Want anders dan bij grotere organisaties, hebben mkb’ers (en dan met name de kb’ers) geen IT supportteam in huis. Wanneer iets niet werkt zoals het zou moeten werken, is er externe hulp nodig. Met alle kosten en wachttijden van dien.

 

Gelukkig kunnen mkb-organisaties een hoop potentiële ellende voorkomen door bepaalde zaken in de basis goed te regelen. Met de volgende vier tips kom je een heel eind.

 

Met het (in eerste instantie) thuiswerken en (daarna) hybride werken, is de overstap van vaste pc’s naar laptops in het merendeel van de organisaties inmiddels wel gemaakt. Dit kan organisaties kwetsbaarder maken omdat werknemers nu van buiten de kantoormuren toegang nodig hebben tot bedrijfsgegevens, waarbij het gevaar op de loer ligt dat kwaadwillenden via slecht beheerde devices zich toegang weten te verschaffen tot kritieke bedrijfsdata. Door ervoor te zorgen dat werknemersdevices op afstand te beheren zijn, zorgen mkb-organisaties ervoor dat bijvoorbeeld updates direct worden uitgevoerd. Zo worden eventuele verdedigingslekken snel gedicht.

 

Wellicht een open deur, maar toch gebruiken niet alle organisaties tweefactorauthenticatie voor toegang tot bedrijfsgegevens. Tegelijkertijd noemt 28% van de Nederlandse mkb-organisaties het beschermen van het netwerk als grootste uitdaging tijdens de pandemie. Het adagium ‘maak het ze niet te makkelijk’ is ook op bedrijven van toepassing. Door te werken met een extra verificatiemethode vorm je een extra beschermingslaag waardoor cybercriminelen de toegang extra wordt belemmerd.

 

Kennis die je niet in huis hebt, haal je elders. Voor mkb-organisaties geldt dit nog meer dan voor grote enterprise-organisaties. Zo kunnen werknemers zich op hun kerntaken richten, terwijl ze weten dat het onderhoud en de beveiliging van IT-systemen, software en hardware in goede handen is. En ook wanneer je een kleine IT-afdeling hebt, kan het de moeite lonen om bepaalde zaken buiten de deur neer te leggen. Op die manier verlicht je de druk van het IT-team, en profiteer je tegelijkertijd van de juiste expertise.

 

Een veelgemaakte fout binnen organisaties is het ‘opdringen’ van bepaalde hardware en software. Is het fair om van een Apple fanboy te verwachten met een Windows device aan de slag te gaan? En hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid van de gebruikte zakelijke software? Wanneer je devices of applicaties gebruikt die niet voldoen aan de verwachtingen van werknemers, loop je grote kans dat er naar manieren wordt gezocht (en gevonden) om hier toch niet mee te hoeven werken. Kies je technologie dan ook vanuit het oogpunt van de werknemer. Als die tevreden is, zal hij werken met de tools en programma’s die ervoor zijn geselecteerd. Zo kom je niet voor verrassingen te staan wanneer iemand bijvoorbeeld met een onbeschermd eigen device probeert in te loggen op het bedrijfsnetwerk, of vertrouwelijke bedrijfsgegevens in een niet-erkende applicatie laadt.