PostNL legt basis voor innovatie met SAP S/4HANA

In een steeds competitiever landschap moet je snel kunnen reageren op veranderingen in de markt. Voor meer flexibiliteit en agility in het backofficedomein zet PostNL daarom de stap naar SAP S/4HANA. Het postbedrijf doet dat met behulp van RISE with SAP.

PostNL zorgt al ruim 220 jaar voor ‘bijzondere momenten’, bijvoorbeeld in de vorm van een poststuk dat op de mat valt. Dat deed het bedrijf eerst onder de namen PTT Post, TPG Post en TNT Post. PostNL is sinds 2011 de nieuwe naam. Met ruim 50.000 mensen die bij of voor PostNL werken zorgt het bedrijf ervoor dat er vijf dagen in de week gemiddeld 7,4 miljoen poststukken en elke dag gemiddeld 1,1 miljoen pakketten worden bezorgd. Op piekdagen kan dat oplopen tot 2 miljoen pakketten per dag.

Full-cloudstrategie

SAP en PostNL zijn geen onbekenden van elkaar. Als onderdeel van zijn full-cloudstrategie koos PostNL een kleine tien jaar geleden al voor enkele cloudgebaseerde SAP-oplossingen. Dat waren SAP Business ByDesign, SAP Billing and Revenue Innovation Management (SAP BRIM) en SAP SuccessFactors voor finance, billing en human resources.

In totaal bracht PostNL tussen 2012 en 2016 het volledige applicatielandschap naar de cloud om vervolgens zijn eigen datacenters te kunnen sluiten. Deze transitie moest zorgen voor lagere kosten voor IT en voor meer flexibiliteit en schaalbaarheid. “Die schaalbaarheid heeft zich onder andere bewezen toen de pakketbezorging tijdens de coronapandemie een absolute piek kende”, zegt Willem-Jan van Tongeren, directeur Centrale Business en IT Services bij PostNL.

Klaar voor een volgende stap

Tijdens corona kwam PostNL echter ook tot de conclusie dat het tijd is voor een volgende stap in het backofficelandschap. “We hebben een stabiel landschap, maar merken dat er tijdens piekmomenten zoals rond kerst en Sinterklaas wel heel veel druk op onze systemen komt te staan”, legt Van Tongeren uit. “We hebben behoefte aan nog meer schaalbaarheid.”

Daarnaast heeft PostNL te maken met een aflopend contract voor de SAP HANA Enterprise Cloud (SAP HEC). Dit is de omgeving waarin SAP BRIM draait. De complexiteit van het huidige landschap belemmert bovendien de innovatie, terwijl het onderhoud veel handwerk vergt.

“We moeten naar een nog overzichtelijker beheermodel en nog meer gebruikmaken van standaardoplossingen en best practices van SAP”, aldus Van Tongeren. “Op die manier ontstaat een architectuur waarmee je met simpele bouwstenen mooie producten kunt maken. En daardoor meer focus kunt leggen op de gebieden waar we echt het verschil willen maken.”

RISE with SAP

Met RISE with SAP wil PostNL zijn doelarchitectuur moderniseren en vereenvoudigen en

zo nog concurrerender maken. Dit Business Transformation as a Service-pakket maakt de reis naar ‘RISE with SAP S/4HANA, Private Edition, Tailored Edition’ voor PostNL zo eenvoudig mogelijk. Klanten van SAP gebruiken RISE with SAP onder andere om hun end-to-end bedrijfsprocessen opnieuw te ontwerpen en te vereenvoudigen en maatwerk te elimineren. Zo kunnen ze zonder onnodige ‘ballast’ overstappen naar een modulaire, flexibele ERP.

PostNL neemt voor de implementatie van SAP S/4HANA ongeveer anderhalf jaar de tijd. Van Tongeren: “Bij de stap naar SAP Business ByDesign en SAP BRIM hebben we voor heel PostNL al een standaardisatie van processen gerealiseerd. Daardoor is de stap naar SAP S/4HANA voor ons veel eenvoudiger dan voor organisaties die van SAP ECC met veel maatwerk komen. De gaps zijn heel klein.”

Gefaseerde implementatie

De verschillende bedrijfsonderdelen van PostNL worden gefaseerd ‘as is’ overgezet naar het nieuwe ERP-platform. “Met een gefaseerde implementatie creëren we snelheid en realiseren we in een kort tijdsbestek onze technologische businesscase”, besluit Van Tongeren. “Daarna gaan we aan de slag met de mogelijkheden die SAP S/4HANA biedt voor innovatie. Die innovatie biedt ons de mogelijkheid om nog sneller in te springen op veranderingen in de markt en op de behoeften van onze klanten.”