Onderzoek NBPO: 30% kantoorprofessionals ervaart minder werkstress door digitale tools

85% van de thuiswerkers maakt sinds de COVID-19 crisis vaker gebruik van digitale tools zoals e-mail en WhatsApp. Deze digitale versnelling helpt thuiswerkers niet alleen puur praktisch; bijna 30% van de Nederlandse kantoorprofessionals ervaart door het gebruik van digitale tools ook minder werkstress. En dat is goed nieuws in deze stressvolle tijd. Deze cijfers zijn het resultaat van recent onderzoek* van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) onder thuiswerkende kantoorprofessionals in Nederland. De NBPO is deelnemer aan de Week van de Duurzame Inzetbaarheid die vandaag start en voerde haar onderzoek in het kader hiervan uit.

Kantoorbuddy belangrijk voor adoptie nieuwe tools

Hoe hoger het functieniveau, hoe meer men ervaart dat digitale tools tot minder werkstress leiden: 31% van de leidinggevenden en 45% van het management onderschrijft dit. E-mail, WhatsApp en Microsoft Teams zijn met afstand de meest gebruikte digitale tools, gevolgd door Zoom, zo blijkt uit het onderzoek. Volgens de respondenten maken digitale tools het werk makkelijker (64%), efficiënter (57%) of leuker (32%). Nu het ernaar uitziet dat er in de toekomst vaker thuisgewerkt gaat worden, is er nog wel een slag te maken op het gebied van het leren werken met digitale tools.

Een derde van de ondervraagden kreeg de afgelopen tijd geen ondersteuning van de werkgever wanneer er met een nieuwe tool gewerkt moest worden. Wanneer er wel ondersteuning is, komt uitleg door een collega met 40% het meest voor, gevolgd door een korte training (28%) en een instructievideo (25%).

40% stoort zich aan zakelijke digitale berichten in vrije tijd

Om tijdens het thuiswerken in balans te blijven, vindt de helft van de ondervraagden regelmatige pauzes en beweging belangrijk, naast duidelijke grenzen stellen tussen werk en privé (33%), een goede dagplanning (24%) en regelmatig sociaal contact met collega’s (16 %). De helft onderschrijft het belang van een eigen thuiswerkplek of de creatie van een afscheiding hiervoor in huis. Het gevaar van 24/7 aanstaan ligt op de loer: door de toename van digitale communicatie stoort 40% zich aan werkgerelateerde digitale meldingen na werktijd. Een bijna even grote groep zegt dat zij deze berichten meestal negeert en pas de volgende werkdag reageert.   Bij een derde van de thuiswerkers leidt thuiswerken tot meer overuren.

Richtlijnen voor digitaal werken zijn een belangrijk middel om thuiswerken in goede banen te leiden. Hier zijn nog stappen te maken: 44% heeft zulke richtlijnen niet ontvangen van de werkgever. Een professional organizer kan begeleiden bij het opstellen hiervan.

Duurzaam werken in de huidige realiteit

Marianne Winter, voorzitter van de NBPO, roept werkgevers op vinger aan de pols te houden bij hun personeel. “Verzuimkosten als gevolg van stress kosten bedrijven op jaarbasis meer dan 3 miljard euro**. Veel belangrijker is echter nog, dat achter deze kosten veel persoonlijk leed voor de betrokken werknemers schuilgaat. Persoonlijke overtuigingen spelen een belangrijke rol bij het ontstaan van stressklachten. Zo is bijvoorbeeld het bewaken van de werk-privé balans een steeds grotere uitdaging voor werknemers. Een mail die op zondag verstuurd wordt hoeft meestal niet direct beantwoord te worden, maar dat kan wel zo ervaren worden. En tussentijdse pauzes die je normaal op kantoor hebt, moet je nu voor jezelf plannen.

Doordat er massaal op afstand gewerkt wordt, zijn medewerkers meer op zichzelf aangewezen. Om ze te helpen, is het juist nu belangrijk onderling contact te stimuleren zodat er voldoende sociale interactie en spiegelmomenten zijn. Zorg daarnaast voor regelmatige contactmomenten met leidinggevenden en de HR-afdeling, ook als een medewerker goed presteert. Op die manier hebben werknemers eerder het gevoel hebben dat ze hun ei kwijt kunnen als er iets speelt. Vervolgens kan gerichte ondersteuning geboden worden, bijvoorbeeld op het gebied van time management, om klachten te voorkomen.”