Onderwijs loopt voorop met business analytics

Het is een situatie waar veel organisaties mee te kampen hebben: de inkomsten staan flink onder de druk, de kosten lopen op en de druk op medewerkers neemt toe. Tegelijkertijd beschikt de organisatie over enorme hoeveelheden data waar ze echter nauwelijks iets mee doen. Ondanks de druk heeft het management het gevoel dat het slim analyseren van al die data wel eens een keerpunt kan opleveren. Dus besluiten zij te investeren in business analytics voor meer inzicht en efficiency in de organisatie en het vinden van additionele inkomstenbronnen.

Business analytics

Hebben we het hier over een bedrijf dat zwaar te lijden heeft van concurrentie uit opkomende economieën? Nee, het gaat om de wereld van universiteiten en hogescholen. Van de Universiteit van Amsterdam tot de University of Kentucky tot de Hogeschool Amsterdam zien we steeds meer business analytics-projecten die tot drastische verbeteringen in de bedrijfsvoering leiden.

Daar waar het gebruik van real-time business analytics in het bedrijfsleven nog aan het begin van een stevige groei staat, heeft menig universiteit en hogeschool al de nodige praktijkervaring met business analytics opgedaan. Het onderwijs lijkt in dit opzicht duidelijk voor te lopen op het bedrijfsleven.

Efficiënt werken

Neem de University of Kentucky. Deze universiteit heeft - net als Nederlandse onderwijsinstellingen - al jaren te maken met krimpende subsidies vanuit de overheid. Terwijl de strijd om studenten te werven steeds feller wordt. De University of Kentucky moet dus efficiënter werken om financieel alles rond te krijgen, en het imago van de universiteit verder verbeteren. Dat laatste willen zij onder andere doen door het percentage studenten dat daadwerkelijk afstudeert in 10 jaar tijd te laten groeien van 60% naar 70%.

In de aanpak van de Amerikaanse universiteit staan twee punten centraal: het management van de universiteit moet heel snel inzicht hebben in het functioneren van de organisatie en het onderwijsprogramma. Deze informatie dient daarnaast op een zodanige manier beschikbaar te komen dat de verantwoordelijke managers ook direct actie kunnen ondernemen.

Universiteit van Amsterdam

Bij de Universiteit van Amsterdam zien we een vergelijkbare situatie: forse druk op de inkomsten, scherpe concurrentie met andere universiteiten als het gaat om studenten en onvoldoende inzicht in het reilen en zeilen van de interne operatie.

Beide universiteiten hebben gekozen voor het invoeren van real-time business analytics. En met succes. Door grote hoeveelheden data - van salarisinformatie tot personeelsgegevens en van studieresultaten tot exploitatiegegevens - via een in-memory database te analyseren, heeft het management veel beter inzicht in de gehele operatie.

420 maal sneller

Rapportages maken gaat bij de University of Kentucky nu 420 maal sneller dan voorheen. Zij passen de razendsnelle analyses toe op tal van manieren. Enerzijds bespaart de universiteit hiermee op de operationele kosten. Dat heeft onder andere te maken met het feit dat ze minder mensen nodig hebben om de rapportages te maken.

De planningen voor het gebruik van gebouwen en andere faciliteiten zijn nu ook veel realistischer, waardoor de University of Kentucky minder geld hoeft te investeren in bijvoorbeeld nieuwe gebouwen. Maar minstens zo belangrijk is het feit dat zij studenten nu een veel betere ervaring met de operationele kant van de universiteit kunnen bieden. Betere planningen betekenen bijvoorbeeld dat studenten met veel minder wijzigingen in hun studieroosters te maken krijgen en studieresultaten ook veel sneller dan voorheen beschikbaar zijn.

Kostenvoordelen

Ook de Universiteit van Amsterdam werkt sinds de tweede helft van 2014 met real-time business analytics. De onderwijsinstelling is nu in staat om informatie over de 30.000 studenten en 4000 medewerkers veel sneller dan voorheen te verwerken en te analyseren. Ook in Amsterdam levert dit kostenvoordelen op. De resultaten bij de UvA zijn zo positief, dat ze hetzelfde platform ook bij de gelieerde Hogeschool van Amsterdam in gaan voeren.

Jaarlijkse voordelen

Onderstaand diagram geeft inzicht in de voordelen die de University of Kentucky inmiddels realiseert: 1,8 miljoen dollar per jaar. Dit bedrag bestaat uit operationele voordelen, besparingen op de benodigde infrastructuur en een verbetering van de productiviteit van de medewerkers. De terugverdientijd lag op minder dan een jaar (9,5 maand).

Mark Raben, Chief Technology Architect bij SAP Nederland