‘Met SAP Business One kunnen we altijd naar de next level’

Hoe zorg je er als ambitieuze start-up voor dat je IT-infrastructuur vanaf dag één staat als een huis? Het is de vraag waar Veneta.com acht jaar geleden voor stond. “Voor ons was het belangrijk dat de ERP-oplossing flexibel en schaalbaar is zodat we altijd naar de next level kunnen, zonder vast te lopen”, zegt oprichter en eigenaar Dennis van der Burgt. De onlinespecialist in raamdecoratie koos voor SAP Business One met licenties in de cloud. 

In 2011 besloot Veneta.com om via een webshop shutters, jaloezieën en gordijnen direct vanuit de fabrieken te leveren aan klanten in de Benelux. Maatwerk voor iedereen toegankelijk maken was hierbij het uitgangspunt. “Het gebruikersgemak en de beleving van de eindklant staat voor ons altijd centraal, bij alles wat we tot op heden hebben gedaan”, zegt Van der Burgt van Veneta.com. 

Grote complexiteit

“Met een onlinemodel begonnen we aan een revolutie binnen de traditionele markt van raamdecoratie”, vertelt Van der Burgt. Dat model lag zeker niet voor de hand. “Ons product lijkt misschien eenvoudig, maar we hebben juist te maken met een enorme complexiteit. Bij de bestelling van raamdecoratie zijn misschien wel honderden tot duizenden verschillende configuraties met onderlinge afhankelijkheden mogelijk. De onlineklant wil graag de verschillende mogelijkheden zien en na bestelling snel geleverd krijgen.” 

“We bedienen bovendien twee typen klanten”, vervolgt Van der Burgt. “We hebben klanten die direct via de webshop bestellen. Dit zijn de ‘do-it-yourselfklanten’. Maar we hebben ook klanten die zich eerst thuis laten adviseren door een adviseur van Veneta.com en pas nadat de adviseur een offerte heeft uitgebracht tot de aankoop overgaan. Dat zijn twee verschillende flows.” 

Automatisering

Om deze complexe processen in goede banen te leiden, had Veneta.com behoefte aan een sterke integratie tussen de webshop en de backoffice, en aan integraties met leveranciers en logistieke partners. De klantwensen met betrekking tot het soort materiaal, de kleur en de exacte maatvoering moeten bijvoorbeeld direct worden vertaald naar het juiste orderformaat voor de producent. Ook de bezorging bij de klant thuis moet automatisch worden aangestuurd. 

“Uiteindelijk moet ook de facturatie automatisch verlopen”, aldus Van der Burgt. “Dat heb je allemaal niet een-twee-drie geregeld. Voor de schaalbaarheid is het bovendien belangrijk dat je de handmatige processen binnen deze keten continu evalueert en minimaliseert.” 

SAP Business One

Het was deze visie op automatisering waarmee Veneta.com in 2011 de puzzel ging leggen, in nauwe samenwerking met partner AGION. Deze partner is onlangs samengegaan met Asecom. Van der Burgt: “Het is belangrijk dat je zakendoet met een partner die kennis van zaken heeft. AGION heeft kennis van webshops en van de integratie met de backend. Bij alle stappen die we zetten op het gebied van automatisering speelt AGION een centrale rol.” 

“Veneta.com kwam destijds al snel tot de conclusie dat voor de ‘digitale core’ een stabiel state-of-the-artsysteem nodig is”, vertelt AGION-directeur Martijn van Veelen. De keuze viel voor hen daarom op SAP Business One. SAP Business One is de digital core, het centrale systeem dat is gekoppeld aan de webshop en waarin alle masterdata en logica worden verwerkt. 

“Door de rijke functionaliteit biedt deze ERP-software bedrijven de juiste basis voor groei”, vervolgt Van Veelen. Veneta.com kon hiermee ook de volgende stappen zetten. “Vanaf dag één hebben we integraties verzorgd met bijvoorbeeld de module voor automatisch bestellen. Daarvoor biedt SAP Business One de flexibiliteit.” Van der Burgt: “Maar denk ook aan de financiële afhandeling van de processen die volledig automatisch verloopt. Daarin schuilt voor ons de kracht van de softwareoplossing zoals die nu staat.” 

SAP Cloud Model

De schaalbaarheid van de oplossing is inmiddels in de praktijk bewezen. Het aantal medewerkers bij Veneta.com is de afgelopen jaren gegroeid. Het aantal SAP Business One-gebruikers steeg de afgelopen twee jaar van zeven naar ruim twintig. Voor nog meer schaalbaarheid omarmde Veneta.com in 2018 SAP’s cloudmodel en wisselde de on-premiselicenties in voor cloudlicenties. “Wij kunnen de behoefte niet altijd nauwkeurig voorspellen”, licht Van der Burgt toe. “In de cloud kunnen we heel eenvoudig het aantal gebruikers opschalen, maar ook weer terugschroeven.” 

Next level

Van der Burgt denkt ook al na over de volgende stappen met Veneta.com. Zo zijn er plannen om het concept uit te rollen naar landen buiten de Benelux. Afwijkingen waar het bedrijf dan mee te maken krijgt - zoals andere wetgeving en verschillende btw-regimes - kunnen volgens hem probleemloos worden afgehandeld in SAP Business One dat verschillende lokalisaties kent. “Door onze keuze acht jaar geleden lopen we nu niet vast.”