‘Medewerkers willen overal toegang tot informatie en goede zoekmogelijkheden’

Moderne en toekomstige werknemers hebben andere eisen dan voorgaande generaties. Ze willen zelf bepalen waar en wanneer ze werken, in plaats van zich aan standaardwerktijden te moeten houden. Werkgevers kunnen daarop inspelen door mobiel werken vanaf elke willekeurige locatie mogelijk te maken, zodat werknemers niet langer op grenzen stuiten als ze toegang willen verkrijgen tot het netwerk, de gegevens en applicaties van het bedrijf waarvoor ze werken. Volgens een onderzoek van Konica Minolta, beschouwen veel bedrijven dit nog steeds als een grote uitdaging en kunnen zij hun werknemers die vrijheid niet bieden.

In de enquête werd gekeken naar de uitdagingen waarmee informatiemanagers en belanghebbenden bij bedrijfsprocessen geconfronteerd worden, en hoe zij daarmee omgaan. De uitdaging om overal veilige toegang tot content te bieden en deze bovendien goed doorzoekbaar te maken vanaf mobiele apparaten, wordt nog een graad moeilijker als daarbij meerdere ECM-systemen (Enterprise Content Management) of documentbeheersystemen zijn betrokken. De respondenten geven aan dat zij brede toegang (41 procent) en robuuste zoekfunctionaliteit (34 procent) als de grootste uitdagingen voor goed informatiebeheer beschouwen. Anderzijds biedt 57 procent van de respondenten geen mobiele toegang tot documenten en geeft 44 procent toe dat gebruikers over gebrekkige zoekmogelijkheden beschikken of dat deze volledig ontbreken.

Systemen voor vastlegging en beheer van informatie in tijden van explosieve gegevensgroei

In tijden van een overvloed aan informatie en explosief groeiende volumes aan digitaal gegenereerde content, beschikt slechts 53 procent van de onderzochte organisaties over een systeem voor document- of contentbeheer. Hoewel beeldverwerkingstechnieken voor de verwerking van documenten en formulieren al pakweg dertig jaar worden ingezet ter ondersteuning van bedrijfsprocessen en de eerste belangrijke implementaties van documentbeheersystemen meer dan twintig jaar geleden plaatsvonden, beschikt slechts 31 procent van de bedrijven over beeldverwerkingssystemen die naadloos op die bedrijfsprocessen aansluiten en hun informatie daaraan doorgeven. Van de bedrijven zonder document- of informatiebeheersystemen geeft 14 procent toe (dat is 5 procent van alle respondenten), dat het delen van bestanden in bestandsystemen en de cloud 'enigszins chaotisch' verloopt en maakt 43 procent nog steeds gebruik van e-mailbijlagen en persoonlijke harde schijven om documenten te delen.

GDPR is een grote uitdaging

Sinds 25 mei is de GDPR (General Data Protection Regulation) van kracht. Deze EU-verordening wordt gezien als de belangrijkste wijziging op het gebied van privacyregelgeving van de laatste twintig jaar. De GDPR verplicht bedrijven om zorg te dragen voor het veilig en conform de regels opslaan van de gegevens van burgers, (prospectieve) klanten, werknemers en andere medewerkers. Uit de enquête blijkt dat 28 procent van de respondenten de GDPR als de grootste uitdaging voor de verlening van documentservices beschouwt. Van de respondenten uit organisaties met minder dan vijftig werknemers geeft 43 procent aan dat ze niet genoeg van de GDPR weten om enige wijzigingen in hun processen en systemen door te voeren, terwijl 47 procent van de organisaties van vijfhonderd of meer werknemers hun verwerkingsprocessen voor klantgegevens wegens de invoering van de GDPR opnieuw onder de loep moet nemen, zodat de beveiliging kan worden aangescherpt en het beheer van klantdossiers kan worden verbeterd.

Populaire procesapplicaties met functionaliteit voor documentvastlegging

Crediteuren- (29 procent) en debiteurenbeheer (12 procent) behoren tot de populairste procesapplicaties met functionaliteit voor documentvastlegging, gevolgd door klantenservice/casebeheer (10 procent) en HR (8 procent). Van de respondenten past 36 procent documentvastlegging toe voor archiveringsdoeleinden en beschikt 37 procent niet over applicaties voor documentvastlegging. Konica Minolta vroeg zich af wat de reden daarvoor is. Te klein en niet-relevant zijn weliswaar voor de hand liggende redenen, maar 14 procent van de respondenten blijkt onvoldoende zicht op de kosten te hebben. Gebrek aan expertise wordt door 10 procent als reden gegeven, terwijl 11 procent aangeeft behoefte te hebben aan advies over de mogelijkheden.

Voordelen van document- en procesinitiatieven

Als de grootste voordelen van document- en procesinitiatieven worden door 51 procent een meer flexibele en alerte organisatie genoemd. Belangrijke aspecten daarbij zijn organisatorische wijzigingen, procesoptimalisatie, klantrespons, uitbesteding en aanpassing aan veranderende marktomstandigheden en omgevingsfactoren. Verder worden aspecten genoemd als een betere infrastructuur voor het delen van kennis in en tussen teams (39 procent), gevolgd door verbetering van de klantenservice en een betere klantenbinding (35 procent). Hoewel deze voordelen niet tastbaar zijn en het nog moeilijker is om de directe opbrengst ervan te becijferen, zijn het essentiële bouwstenen voor succesvolle bedrijven.

Investeringsrendement

Ondanks de moeilijk te kwantificeren voordelen wordt de goedkeuring van investeringen in veel organisaties gedreven door rendementscriteria. Uit de enquête blijkt dat een derde van de doorgevoerde document- en procesinitiatieven al na één jaar of minder vruchten afwerpt, en twee derde binnen twee jaar. Van de respondenten is 62 procent van plan om de komende twee jaar hun investeringen in document- en/of processystemen te verhogen.

“Met het veranderen van de werkwijzen van mensen, verandert ook de wijze waarop mensen met informatie omgaan. Eenvoudige en intuïtieve toegang tot informatie wordt steeds belangrijker. Want zo kunnen we garanderen, dat iedereen zo effectief mogelijk kan werken”, aldus Jeffrey Muller, Market Development Manager ITS bij Konica Minolta Business Solutions. “Een goede strategie voor informatiebeheer is essentieel voor elk bedrijf dat zijn klanten zo goed mogelijk van dienst wil zijn, zijn concurrentievermogen wil versterken en tegelijkertijd aan de geldende wet- en regelgeving wil voldoen.”