83 procent van Nederlandse managers ergert zich aan declaraties van medewerkers

Maar liefst 83 procent van de Nederlandse managers vindt dat zakelijk declareren veel onnodige problemen veroorzaakt. Dat blijkt uit een landelijk declaratieonderzoek van marktonderzoeksbureau DirectResearch dat in augustus en september 2015 werd uitgevoerd onder meer dan 1000 managers van grote, middelgrote en kleinere organisaties. Maar waar liggen dan precies de problemen?

Ergernis is het meest voorkomende gevoel dat Nederlandse managers associëren met de declaraties van hun medewerkers. Slechts 17 procent van hen vindt het geen probleem als er weer een stapel bonnetjes op hun bureau belandt met het verzoek die zo snel mogelijk te accorderen. De overige 83 procent stoort zich aan allerlei ontbrekende informatie, onjuistheden, fouten en misverstanden. Declaraties blijken regelmatig met privé-uitgaven verward te worden, met vermoedens van fraude, nodeloze discussies en tijdverlies als gevolg. Meer dan de helft van de respondenten maakt regelmatig mee dat de declaraties niet volledig zijn, omdat er bijvoorbeeld bonnetjes ontbreken.

Declaratiefraude en ontslag

Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers van de ondervraagde managers gemiddeld ruim €165,- per week declareren. Per jaar is dat, met aftrek van vakanties, bijna €8000,- per persoon. Uitzonderlijk veel respons krijgt de onderzoeksvraag naar de vervelendste ervaringen van managers. Hier worden zaken genoemd als ontbrekende bonnetjes en het declareren van zeer kleine bedragen van bijvoorbeeld 30 eurocent. Maar ook worden meer ernstige klachten genoemd, zoals het declareren van een kilometervergoeding voor niet gemaakte ritten, wat reden is voor ontslag op staande voet. Ook storen managers zich aan het feit dat er zakelijke diners worden gedeclareerd op verjaardagen van medewerkers, wat een sterke indicatie is dat het om diners met familie of vrienden gaat. Verder klagen managers over het declareren van vliegreizen door medewerkers die achteraf met de eigen auto gereisd blijken te hebben. Ten slotte worden ook regelmatig dure lunches gedeclareerd, die achteraf slechts uit een hamburger en een biertje blijken te bestaan.

Ergernissen en tijdsverlies

Als gevolg van de ergernissen bij declaraties belandt bijna de helft van de managers tegen wil en dank in discussies met medewerkers over de noodzaak of de hoogte van hun declaraties. Een kwart van de declaraties blijkt niet volgens de richtlijnen te worden ingediend. Ook zijn er nog tal van andere ergernissen, zoals het tijdsbeslag van de controle en te laat ingeleverde declaraties. Concluderend kunnen organisaties een enorme besparing van tijd en ergernissen realiseren met een moderne oplossing die het arbeidsintensieve en fraudegevoelige declaratieproces met bonnetjes vervangt.

Download hier de whitepaper met het volledige onderzoek.