2025: zo converteer je ECC naar SAP S/4HANA

SAP

Voor gebruikers van oudere SAP ERP-systemen is het aftellen naar 2025 begonnen. Aan het einde van dat jaar biedt SAP geen ondersteuning en updates meer voor systemen binnen de SAP Business Suite 7, Business All-in-One (R/3) en ECC. Hoe zetten SAP-gebruikers de knop om naar SAP S/4HANA? 

Tijdens de laatste editie van Connect 2 Innovate – het jaarlijkse inspiratie-evenement van SAP en de Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers – was ‘2025’ een veelbesproken onderwerp. Een buzzwoord bijna. Meerdere sprekers hingen hun verhaal op aan de naderende deadline. 

Upgraden en optimaliseren

De conversie van ‘oud SAP’ naar SAP S/4HANA stond bijvoorbeeld centraal tijdens een presentatie van de Dutch Seafood Company (DSC) en partner itelligence. Na de fusie van de visbedrijven Klaas Puul en Foppen wilde het nieuwe DSC voor de gehele organisatie de overstap maken naar SAP S/4HANA. 

“Klaas Puul had al geïnvesteerd in SAP ECC, maar we wilden niet de oude ECC-gebruikersschermen introduceren bij Foppen”, vertelde Hendrik-Jan Scholten, interim IT-manager bij DSC. “Zeker niet als we met het oog op ‘2025’ vervolgens toch over moeten op SAP S/4HANA. Dan is het beter om bij Foppen direct S/4HANA met de Fiori-frontend te introduceren.” 

Het fusiebedrijf koos er daarom voor om het ECC-systeem dat bij Klaas Puul in gebruik is te converteren naar SAP S/4HANA. Scholten: “Bijna parallel daaraan realiseren we een template voor S/4HANA dat beide bedrijven ondersteunt en als eerste bij Foppen wordt geïmplementeerd. Het is dus niet alleen een upgrade maar ook een optimalisatie. En dat in een fusieperiode met veel veranderingen die ook de aandacht vragen.” 

Best practices

Scholten en andere sprekers deelden tijdens Connect 2 Innovate een aantal best practices om zo’n conversie naar SAP S/4HANA in goede banen te leiden. Een beperkte greep: 

  1. Begin bij de business

Een overstap naar een nieuw systeem brengt veel veranderingen met zich mee, bijvoorbeeld in de processen en in de manier van werken. “De grootste fout is dat je zo’n project aanvliegt vanuit de techniek”, waarschuwde Martijn van Giessel, Business Consultant bij SAP Platinum Partner itelligence. “Het gaat erom dat de business achter het project gaat staan. Als dat lukt, krijg je het voor elkaar.” Om die reden kan het bijvoorbeeld verstandig zijn om de impact van het project te duiden tijdens businessworkshops. 

  1. Zorg voor een solide fundament

Het succes van een conversie hangt samen met de kwaliteit van de masterdata. De ontwikkel- en onderhoudsregels voor die data moeten bijvoorbeeld goed gedocumenteerd en op alle businessunits van toepassing zijn. Is dit niet het geval, dan is de kans groot dat er bijvoorbeeld invoerfouten in de masterdata zijn geslopen, die vervolgens worden meegenomen in de conversie. 

  1. Overweeg een proof of concept

Werkt een systeemconversie goed voor een bestaand landschap? Een proof of concept kan daar antwoord op geven en is een handige manier om binnen de context van de business ervaring op te doen met S/4HANA. Zonder de noodzaak om een volledige migratie onmiddellijk uit te voeren. 

  1. Test, test, test

Houd constant een vinger aan de pols om te kijken of transacties na conversie nog steeds naar wens verlopen. Dat kan bijvoorbeeld door tests uit te voeren in een sandboxomgeving, of aan de hand van een ‘smoke test’ waarmee snel kan worden vastgesteld of alles correct functioneert. Een SAP-partner zoals itelligence biedt hiervoor hulp met zijn Conversion Factory, 

  1. Selecteer de juiste partner

Het inschakelen van de juiste hulp is cruciaal voor het slagen van het project. Neem een partner in de arm die niet alleen naar de techniek kijkt, maar ook de business begrijpt. Een partner bovendien die zijn aanpak al meerdere keren in de praktijk heeft toegepast, en die bewezen aanpak heeft vertaald naar een methodologie, tools en services.