Xerox: In drie stappen succesvol naar workflow automation

In 2019 en 2020 hadden de bedrijven met geautomatiseerde workflows twee keer zoveel omzet als de bedrijven zonder. Dat blijkt uit een onderzoek van Accenture. Minder fouten, hogere productiviteit, schaalbaarheid, tevreden werknemers en klanten: workflow automation heeft heel wat voordelen. Reden te meer voor bedrijven om zich in onderstaande drie stappen naar automation te verdiepen.

1. Breng je workflows in kaart

Als eerste stap – nog vóór de implementatie – is het belangrijk om te bepalen welke processen in aanmerking komen voor automatisering. Waar zijn het snelst de grootste voordelen te behalen? Welke invloed hebben veranderingen op andere processen? Veel managers hebben geen overzicht van welke handmatige, dagelijks terugkerende taken hun medewerkers nu precies elke dag bezighouden. Daarom is het raadzaam om die werknemers bij deze eerste stap te betrekken en hen om input te vragen. Alleen zij kunnen je vertellen welke processen hun werk vertragen. Zodra de grootste drempels zijn vastgesteld, heb je de basis en weet je hoe de bijbehorende processen digitaal getransformeerd kunnen worden. De betrokkenen hierbij moeten zich afvragen: moet het betreffende proces volledig worden gedigitaliseerd of is het gebruik van een eenvoudige applicatie afdoende? Heeft het bijvoorbeeld zin om een chatbot te implementeren voor bepaalde communicatietaken?

2. Maak een overzicht van de te automatiseren workflows

De tweede stap is het creëren van een uitgebreid plan. Hierin moet komen te staan waar actie ondernomen moet worden, welke processen prioriteit hebben, hoe automatisering verloopt in bestaande systemen en welke toegevoegde waarde je kunt verwachten. Met de verantwoordelijken per proces stel je vervolgens een plan op dat goed uitpakt voor zowel medewerkers als budgetbeheerders en het management. Het is aan te bevelen om hier een externe leverancier bij te betrekken om een oplossing te ontwikkelen die eerst en vooral medewerkers centraal stelt. Tot slot selecteer je de workflows die het meest logisch zijn voor wat betreft de waarde die de automatisering ervan toevoegt aan de business, de ROI en de positieve impact die het heeft op werknemers en klanten. Let er wel op dat de onmiddellijke voordelen die rechtstreeks met de werknemers gedeeld kunnen worden in balans moeten zijn met de strategische resultaten op de langere termijn. Workflows waarvoor weinig extra menselijke interventie nodig is, zorgen voor schaalbaarheid en flexibiliteit.

3. Implementeer de juiste oplossing

Zodra je samen met een technologiepartner een duidelijk plan voor workflow automation hebt gemaakt, is het tijd voor de implementatie. Het juiste tempo is hier essentieel, want je moet ervoor zorgen dat de implementatie niet leidt tot te veel werkonderbrekingen voor medewerkers en dat kritieke processen kunnen blijven draaien. Daarnaast moet je in elke fase rekening houden met de security- en compliance-requirements. Het is handig om te beginnen met processen die makkelijk te automatiseren zijn en deze aan te pakken met out-of-the-box automatiseringsoplossingen. Op deze manier help je het project in zijn geheel vooruit, stem je interne stakeholders tevreden en kun je werknemers overtuigen. Het is belangrijk om niet te vergeten dat nieuwe oplossingen geïntegreerd worden met bestaande software.

Conclusie: workflow automation is een proces

Dat een werkproces succesvol geautomatiseerd is, betekent niet dat het project is afgerond. Digitale transformatie is een proces. Het is daarom raadzaam om meteen vanaf de start voortdurend analyses te doen en onderhoud te plegen. Zo weet je zeker dat je bijblijft met veranderingen in workflows en eisen van de business. En aangezien de meeste bedrijven geen speciaal team voor automatisering hebben, is het een goed idee om er experts bij te betrekken die dankzij hun ervaring optimale support kunnen bieden.