Gemeente Emmen legt de basis voor veilige e-participatie met hulp van MobileIron 

MobileIron heeft Gemeente Emmen geholpen om op tijd te voldoen aan alle eisen van de GDPR en de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). MobileIron heeft de gemeente geholpen om de veiligheid en efficiëntie van diverse interne en externe communicatiekanalen te optimaliseren ten gunste van de dienstverlening en samenwerking met externe stakeholders.

De gemeente koos in 2012 voor de oplossingen van MobileIron, toen het management met iPads wilde werken. In 2016 breidde de gemeente de samenwerking met MobileIron verder uit toen zij met alle apparaten overstapten van Blackberry naar iOS. Recent werd de inzet van MobileIron nader uitgebreid om te kunnen voldoen aan de vereisten van de BIG en GDPR ten aanzien van (mobiele) beveiliging en toegangsbeheer. Zo moet de gemeente in staat zijn om mobiele apparaten op afstand te lokaliseren, blokkeren en wissen.

“Gemeente Emmen opereert op basis van maatschappelijk draagvlak en is continu in gesprek met haar inwoners, erkende overlegpartners, ondernemers en maatschappelijke partners en -instellingen,” aldus Maarten Visser, concern manager bij het Concern Management Team (CMT) van Gemeente Emmen. “Goede informatie en communicatie is hierbij van groot belang. In het kader van  e-participatie kunnen burgers bijvoorbeeld digitaal van zich laten horen over het gemeentelijk beleid. Optimale beveiliging van onze communicatieprocessen en data is – mede in het kader van de recente privacywetgeving – cruciaal.”

De inwoners van Emmen profiteren nu buiten het gemeentehuis van effectievere mobiele diensten zoals onderhoud, toezicht en inspecties. Dit komt doordat mobiele medewerkers nu onderweg informatie of nieuwe verzoeken ontvangen, waar zij vroeger pas terug op kantoor hun e-mail weer konden lezen en nieuwe bezoeken konden inplannen. Verder kan Gemeente Emmen nu ook efficiënter en veiliger samenwerken met regionale overheidsinstellingen. Daarnaast dragen de oplossingen van MobileIron positief bij aan de effectiviteit en beveiliging van de interne communicatie, met alle voordelen van dien voor de interne en externe communicatie-ervaring.

"Optimale dienstverlening aan onze inwoners begint met optimale interne communicatieprocessen. IT vervult daarbij een sleutelrol,” aldus André Dekker, IT-medewerker Systemen bij Gemeente Emmen. “De Gemeente Emmen is een grote organisatie met meerdere locaties en partners. De functionaliteit van MDM-oplossingen en onze organisatie hebben sinds 2012 een forse ontwikkeling doorgemaakt. Dankzij MobileIron kunnen we als IT-afdeling veel eenvoudiger interne ondersteuning bieden en effectiever voldoen aan de eisen van de nieuwe wet- en regelgeving. Dit levert voor alle betrokkenen een win/win-situatie op."

In de beveiligingsstrategie zijn ook interne apps opgenomen zoals iBabs voor papierloze vergaderingen, PowerMobiel voor case management, MyLex Overheid voor het doorzoeken van interne databases en ISEC7 om verschillende mailboxen op Apple devices te kunnen installeren. Alle apps worden centraal beheerd en aangeboden via een veilige app store. Voor het toegangsbeheer wordt gebruikgemaakt van op rollen gebaseerde authenticatie. De gemeente biedt haar medewerkers daarnaast op veler verzoek toegang tot een op maat ontwikkeld en veilig intern telefoonboek met ‘click to dial’-functionaliteit ter vereenvoudiging van de interne communicatie.

“De eenvoud waarmee we de oplossingen kunnen managen en implementeren vergemakkelijkte de keuze in onze zoektocht naar een oplossing om aan de eisen van GDPR te voldoen en tegemoet te komen aan de vraag vanuit de organisatie naar moderne manieren van werken,” stelt Dekker. “Apple DEP biedt bijvoorbeeld veel voordelen. Hiermee kunnen we mobiele apparaten veel sneller registreren en in gebruik nemen. Bovendien merken we dat medewerkers veel meer geneigd zijn om instructies op te volgen om veilig te werken.”

Het mobility team van de Gemeente Emmen biedt niet alleen ondersteuning aan de Gemeente Emmen, maar ook aan de Gemeente Borger-Odoorn en Gemeente Coevorden (binnen het samenwerkingsverband BOCE), de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUD) en het Sociale Domein van Borger-Odoorn. Binnen het sociale domein van de Gemeente Emmen verleent het team eveneens ondersteuning aan de stichtingen De Toegang en Menso.

De Gemeente Emmen beheert met MobileIron momenteel meer dan 600 iPads en meer dan 1200 iPhones.  Ze zijn daarnaast bezig met een migratie naar Microsoft Office 365 en een project om veilig Windows 10 apparaten te kunnen registeren en beheren met MobileIron Bridge. Nu kunnen zij altijd en overal veilig relevante data of informatie bewerken en delen. De privacy van inwoners, werknemers en andere betrokkenen wordt daarbij nauwlettend beschermd. Met de beveiliging van zijn digitale communicatiekanalen heeft de Gemeente Emmen de basis gelegd voor optimale burgerparticipatie.

“MobileIron is er trots op de Gemeente Emmen te kunnen helpen bij de optimalisatie van haar dienstverlening aan inwoners op een zo veilig mogelijke wijze,” sluit Hendrik Van De Velde, countrymanager Benelux bij MobileIron af. “De gemeente was een van onze eerste klanten in deze regio, en het is enorm inspirerend om de ontwikkeling die haar organisatie en diensten in de loop der jaren hebben doorgemaakt. De gemeente blijft vooroplopen wat betreft de inzet van technologie. Zo maakt het gebruik van MobileIron Bridge voor het verenigen van het beheer van mobiele apparaten en pc’s. De Gemeente Emmen is daarmee een perfect voorbeeld van een organisatie die innovatieve technologie inzet om zijn klanten (inwoners) van de best mogelijke diensten te voorzien.”