In vier stappen het maximale uit je softwaregebruik halen

 

BijSoftware Asset Managementis altijd sprake van twee partijen: deleverancier endegebruiker. De basis van een duurzaam SAM-beleid is dan ook dat beide partijeninziendathetinhet gezamenlijkbelang isomdit beleidin harmonie uit te voeren.De gebruikerprofiteertdoor zijnsoftwarelicenties optimaal te benutten en geen onnodige kosten te maken.En de leverancierprofiteertdoorde klant waardevol te ondersteunen.Dit levert niet alleenwinst opvoor de klantzelf,maar draagt ook bij aan betere klantrelaties op de lange termijn.Met de volgende vier stappenhaal je het maximale uit je software.

 

Begin met het bepalen van deactuelesituatie. Waar staat de organisatie als hetgaatom het(beheren van het)volledige softwarelandschap? Door een assessment te doen,achterhaal je opwelke punten jouworganisatie al stappen heeft gemaakt en waar nog kansenliggenen risico’sloeren.Belangrijke factoren hierbij zijn de mensen en processen binnen de organisatie. Maar ookhetinzicht in je software-assets met technologieis cruciaal.Data is alles: noteer welke licenties je hebt, watzeinhouden, welke software waar draait, welke contracten er lopen, wie voor wat verantwoordelijk is en hoe je als organisatiehet gebruik hiervan optimaal benut.

 

Zijn de risico’s en kansen helder?Definieerdande algemene strategische ambities van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan thema’s als digitale transformatie en (multi-)cloudgebruik.Bepaal op basis van de uitkomsten van het assessment op welke manier SAM kan aansluiten bij de strategische ambities van de organisatie.Kijk hierbij naarwelke zakenhoog op de lijst staanvanuit SAM en welke zaken prioriteit hebbenvanuitde algemene strategie van het bedrijfenvind daar een balans in. Stel voor jezelf een termijn vast waarbinnen je bepaalde ambities en/of doelstellingen wil realiseren.Belangrijk is weldat je haalbare doelstellingen formuleert,zodat je daarmee extra draagvlak creëert bij je stakeholders voor wat betreft het succes van je SAM-programma.

 

Vervolgens is het tijd om prioriteiten te stellenen knopen door te hakken.Maak een ‘shortlist’vandoelstellingen endebijbehorendeKPI’senleg deze vast in een SAM-plan.Stel dewerkzaamheden op en maak een tijdlijn,zodat duidelijk wordt wanneer jewatgaat opleveren. Zo houd je hetplanin- én overzichtelijk voorjezelfenje stakeholders. Volledige en nauwkeurige dataisdaarbij een belangrijk middel, dus bepaal of je detoolinghiervoor al in huis hebt of dat jouworganisatie zich moet oriënteren op de aanschaf van SAM-tooling.

 

WanneerjeSAM-planstaat,leg je dit voor aan de persoon metmandaat en budgetbinnen jouw organisatie.Zorg ervoor dat het planvoormeerdere stakeholders injeorganisatie meerwaardebiedt, zodat jejouwkans op steun vergroot.Draagvlak creëren isnodig,omdatveranderingkan leiden totkritiek enweerstand.Dus hoe meer stakeholders het plan steunen, hoe beter. Het overtuigen en meekrijgenvan het management, waaronder de CFO,is daardoor een essentiële voorwaarde.De meerwaarde van het plankun je bepalen aan de hand van de ambities, kansen en risico’s uit stapéén en twee.Op die manier vergroot je de kans op draagvlakbinnen jouw organisatie.

 

Plan goedgekeurd? Dan is het tijd voor de uitvoer. Hetis daarbijtegenwoordigheel gebruikelijk om een regieorganisatieop te richtendie verantwoordelijk is voor hetmonitoren en zekerstellen van dedoelstellingen uit het SAM-plan.De uitvoeringkan in dat geval(deels) wordenneergelegd bij externe partijen die expert zijn op het gebied vanSAM, terwijl je als organisatie wel zelf de controle over de richting en uitkomst van het plan behoudt.Licentiecontracten zijn in de loop der jaren zo complex geworden dat het een uitdaging kan zijn om alle kennis daarover volledig in eigen huis op peil te houden.Maar die kennisis wel degelijk een vereiste.Ditlevert namelijk een belangrijke bijdrage aan goed Software Asset Management, oftewel; hetmaximaliserenvan de waarde van je software tegen zo laag mogelijke kosten.