Vijf tips voor een succesvol beheer van softwarelicenties

Wie zijn of haar persoonlijke boekhouding wil vereenvoudigen, ontdekt dat snoeien in abonnementen en andere lopende kosten al snel resultaat oplevert. Op net zo’n manier kunnen organisaties aanzienlijke besparingen doorvoeren door de softwarelicenties kritisch door te lichten. In deze blog geeft SoftwareOne vijf tips voor een optimaal beheer van softwarelicenties.

Software Asset Management (SAM) bestaat uit een gestructureerde aanpak voor het beheren en optimaliseren van software binnen een organisatie gedurende de hele levenscyclus van de software. Het doel van SAM is om softwarelicenties en -gebruik te beheren en te controleren, zodat de waarde van software-investeringen wordt gemaximaliseerd, risico's worden geminimaliseerd en naleving van wettelijke eisen wordt gewaarborgd.

1. Behoud het overzicht
Het ontbreken van een volledig en up-to-date overzicht van alle (gebruikte) softwarelicenties is een van de meest voorkomende fouten bij SAM. Het gebrek aan overzicht resulteert vaak in dubbele aankopen of onderbenutte licenties, wat dan weer leidt tot onnodige en vermijdbare kosten. Inrichting van beleid en processen, het gebruik van een centraal SAM-systeem, en frequente controles helpen om een volledig licentieoverzicht te behouden en te voorkomen dat bepaalde licenties vergeten worden.

Veel organisaties worstelen echter met de balans tussen onder- en overlicentiëring. Dat komt vaak door een gebrek aan een langetermijnstrategie, wat hen kwetsbaar maakt voor veranderingen. Bij onderlicentiëring is er een risico op het niet naleven van de licentie- overeenkomsten, wat kan leiden tot juridische en financiële sancties tijdens een audit. Overlicentiëring leidt dan weer tot onnodige kosten, doordat er meer licenties worden aangeschaft dan daadwerkelijk nodig is. Door gebruik te maken van SAM-tooling en het regelmatig analyseren van het softwaregebruik, kan de licentiebehoefte nauwkeuriger worden afgestemd op de werkelijke vraag.

2. Automatiseer
Vaak worden manuele processen voor licentiebeheer ingezet. Dat is niet alleen tijdrovend, maar maakt ook ruimte voor menselijke fouten. Automatisering maakt het daarentegen mogelijk om snel en nauwkeurig in te spelen op veranderingen in het softwaregebruik. Door gebruik te maken van geautomatiseerde SAM-oplossingen en het inrichten van beleid en processen kunnen organisaties sneller inzicht krijgen in hun licentiepositie, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en het risico op compliance-problemen wordt verminderd.

3. Hou je aan de regels
Veel organisaties lezen de licentieovereenkomsten of gebruiksvoorwaarden (EULA – End User License Agreements) van software niet grondig door. Dat kan leiden tot schendingen van de voorwaarden, zoals het niet respecteren van het aantal gebruikers, het installeren van software op meer apparaten dan toegestaan of het wijzigen van de software zonder toestemming.

Licentievoorwaarden kunnen nu eenmaal complex zijn en bovendien variëren ze vaak per leverancier. Dat maakt het lastig om volledige compliance te garanderen, vooral bij grotere organisaties die werken met meerdere softwareleveranciers. Veelgemaakte fouten zijn het verkeerd interpreteren van gebruiksrechten of het overschrijden van geografische en andere beperkingen. Het inschakelen van experts op het gebied van licentiebeheer en het regelmatig trainen van het IT-team in licentievoorwaarden, kunnen helpen om dit probleem te beperken.

Organisaties verwarren bovendien vaak verschillende soorten licenties (zoals OEM-licenties, volume-licenties, abonnementen of perpetual licenses). Dat kan leiden tot het onnodig verlengen van abonnementen of het verkeerd inzetten van licenties die niet passen bij de behoeften van het bedrijf.

4. Gebruik een gespecialiseerde aanpak voor cloud- en SaaS-oplossingen
De verschuiving naar cloud- en SaaS-oplossingen heeft het licentiebeheer verder bemoeilijkt. Veel organisaties hebben bijvoorbeeld moeite met de opvolging van cloudgebaseerde software. Zonder goede controlemechanismen kunnen gebruikers zomaar software in gebruik nemen of opzeggen, zonder medeweten van de SAM-afdeling. Dat ondermijnt het overzicht en de controle. Door SAM-tools en specifieke cloudbeheerprocessen te implementeren, behoud je als organisatie het cloudgebruik en de bijhorende kosten.

5. Betrek HR
Het ligt misschien niet voor de hand, maar een goede samenwerking met HR is essentieel voor effectief softwarelicentiebeheer. HR is immers verantwoordelijk voor het opvolgen van nieuwe en afscheidnemende werknemers. Door licentiebeheer te integreren in de bijbehorende HR-processen zorgt de organisatie ervoor dat medewerkers altijd over de juiste licenties beschikken en dat deze tijdig worden aangepast of ingetrokken. Door nauw samen te werken, kunnen beide afdelingen licenties efficiënt beheren, onnodige kosten vermijden en bedrijfskritische software beveiligen.

Conclusie

Het effectief beheren van softwarelicenties vraagt om een gedetailleerde en goed doordachte aanpak. Door aandacht te besteden aan de bovengenoemde elementen en gebruik te maken van de juiste SAM-tools en -processen, kunnen organisaties zowel kosten besparen als juridische risico's vermijden. De gespecialiseerde consultants van SoftwareOne kunnen helpen bij het opzetten van een robuuste licentiebeheerstrategie, zodat de organisatie niet alleen compliant blijft, maar ook het meeste haalt uit de investering in software.

Ninonne Kooy, senior business consultant bij SoftwareOne