Hoe Covid-19 tot een aangenamere werkomgeving kan leiden

Covid-19 of geen Covid-19: in veel sectoren blijft een ware veldslag om talent woeden. Om de beste talenten aan je te binden, is het heel belangrijk dat je weet wat hen motiveert en in wat voor omgeving zij het liefste werken. Als gevolg van de wereldwijde pandemie wil dat nu ook zeggen: wat vinden ze belangrijk aan thuiswerken?

Door de impact van de pandemie op de toekomst van werk voeren met name de grote techbedrijven een beleid dat meer flexibiliteit mogelijk maakt en leggen ze meer nadruk op de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Zo heeft Twitter eerder dit jaar aangekondigd dat medewerkers voor altijd mogen thuiswerken. Ook Facebook en Google hebben hun thuiswerkopties voor medewerkers minstens tot en met de zomer van 2021 verlengd. Dichter bij huis lazen we onlangs dat Proximus ruim de helft van zijn kantoorruimte van de hand doet, voor een deel ingegeven door plannen om personeel op grote schaal te laten thuiswerken. Maar ook bedrijven van beperkter allure en uit andere sectoren nemen op dit vlak soms verregaande initiatieven.

Nieuwe trends in thuiswerkvoorkeuren

In een recent onderzoek polste ABBYY naar de verschillende manieren waarop de corona-lockdowns de werkwijze van werknemers hebben veranderd. Ruim de helft van de respondenten (53 procent) antwoordde dat zij ook na de coronacrisis de flexibiliteit willen hebben om zowel vanuit huis als op kantoor te werken. De meesten zouden dit 50/50 willen verdelen of merendeels thuis en een paar dagen per week op kantoor.

Volgens het ABBYY-onderzoek is 43 procent van de respondenten thuis productiever dan op kantoor. Andere onderzoeken komen tot vergelijkbare conclusies. Volgens een onderzoek van Stanford gaan de prestaties en productiviteit van werknemers met 22 procent omhoog als zij vanuit huis werken.

De mogelijkheid om te kunnen en te blijven thuiswerken kan ook bijdragen tot een lager personeelsverloop. In het onderzoek van ABBYY geeft 35 procent van de respondenten namelijk aan dat zij gemotiveerder zijn om van thuis uit te werken dan op kantoor. Verder zegt bijna de helft (44 procent) dat ze minder stress ervaren sinds zij thuiswerken.

Betere werk-privébalans

Velen onder ons worstelden al vóór de coronacrisis met onze werk-privébalans, en nu komen daar ook het thuisonderwijs aan onze kinderen en soms ook nieuwe verantwoordelijkheden in het huishouden bij, terwijl we tegelijk moeten wennen aan een heel nieuwe werkomgeving.

Anderzijds is een van de grootste voordelen van thuiswerk dat we meer tijd met familie en vrienden kunnen doorbrengen. In het ABBYY-onderzoek is dit voor de helft van de respondenten het geval. Een kleine meerderheid (56 procent) vindt ook dat het thuiswerken een positief effect heeft op de werk-privébalans.

De employee experience verbeteren

De recente ontwrichting van het traditionele kantoorleven heeft ertoe geleid dat veel organisaties de ingesleten ideeën over werkstructuren zijn gaan heroverwegen en zich beraden op nieuwe manieren om de zogenaamde employee experience en de productiviteit te verbeteren.

Zo hebben veel bedrijven onlangs de invoering van automatiseringstools versneld, zoals robotic process automation (RPA) en content intelligence. Zo kunnen ze hun werknemers bevrijden van tijdrovende klussen als data-invoer, het doorploegen van papierwerk en het verwerken van ondersteunende documentatie. Hierdoor hebben werknemers meer tijd voor taken waarbij hun expertise meer tot hun recht komt.

Recent onderzoek van IDC toont aan dat 18 procent van alle administratieve taken de komende twee jaar uitgevoerd zal worden door software-robots. Daardoor kunnen medewerkers zich richten op creatieve en zinvollere taken.

Aan de slag in een nieuw tijdperk

De abrupte overgang naar thuiswerken toonde in veel organisaties aan dat de interne werkprocessen en bedrijfsprocessen aanzienlijke gebreken vertoonden, wat vaak tot heel wat frustratie en zelfs personeelsverloop kan leiden. Ook bleken veel medewerkers de processen niet zo secuur te volgen. Om te kijken welke processen het meest in aanmerking komen voor automatisering, en om te zien hoe medewerkers met deze processen omgaan, is het waardevol om alle processen binnen de organisatie grondig te bestuderen.

Handmatig of met stand-alone apparatuur is dit nauwelijks te bolwerken. Innovatieve technologie zoals een process-intelligencetool bieden veel meer inzicht in alle gegevens binnen de organisatie – van factuur tot Teams-bericht – en daarmee ook een overzicht van het hele processen-arsenaal. Managers kunnen vervolgens de efficiëntie van die processen vergroten en de processen die het meest in aanmerking komen voor automatisering eruit kiezen.

De toekomst van werk verandert snel. Alleen organisaties die wendbaar zijn, zich snel kunnen aanpassen, en stimulerende werkomgevingen creëren die hun medewerkers motiveren en de beste talenten naar binnen halen, zullen in het nieuwe tijdperk floreren.

Maxime Vermeir is Head of Customer Innovation, ABBYY