Flexibel werken in het nieuwe normaal

In veel gevallen heeft dat massale thuiswerken als positief gevolg dat medewerkers productiever zijn en een betere balans vinden tussen werk en privé. Maar tegelijkertijd worden deze voordelen tenietgedaan door veel verschillende bedrijfspolicy’s die voorschrijven wanneer en waar medewerkers hun werk doen. In sommige gevallen leiden dit soort policy’s zelfs tot problemen rondom het in stand houden van de bedrijfscultuur.

Deze gedwongen veranderingen hebben grote uitdagingen met zich meegebracht, maar ons ook de mogelijkheid gegeven om eens goed na te denken over onze huidige manier van werken. Managers moeten reageren op de coronacrisis en vervolgens de kans grijpen om hun organisatie opnieuw in te richten en te bepalen wat werk nu echt betekent in het ‘nieuwe normaal’.

Door de pandemie kwam flexibel werken in een stroomversnelling, waarbij medewerkers profiteren van flexibiliteit en keuzevrijheid in hoe, waar en wanneer ze werken. Bedrijven profiteren daarnaast van gemotiveerde, collaboratieve en productieve teams.

Maar deze verschuiving heeft wel een grote impact op onze manier van werken, waar we werken en hoe we, als managers, een inclusieve en collaboratieve cultuur kunnen creëren.

Flexibel werken: gebruiken

Ons bedrijfsmotto is dat het werk geen vaste plek is, maar iets dat je doet. Wij zijn dan ook goed bekend met de voordelen van resultaatgericht werken.

Bij Poly zijn de uren die we werken, de locatie waar we werken en met wie we samenkomen alleen relevant als de focus op het resultaat ligt. We hebben zelf ervaren hoe de acceptatie van deze manier van flexibel werken onze medewerkers heeft geholpen overal te kunnen werken, om mobiel en verbonden te zijn en om samen te werken en productief te zijn.

Bedrijven hebben nu de kans om het roer om te gooien en hun volledige benadering van ‘werk’ te herzien. Evalueer de werkpatronen die voor de coronalockdowns bestonden en bedenk of ze wel relevant zijn. Zo is het goed mogelijk dat het thuiswerkbeleid moet worden geüpdatet met meer flexibiliteit omtrent de locatie waar, en de tijden en dagen waarop het werk wordt uitgevoerd.

Bovendien is het goed om de vastgoedkosten onder de loep te nemen en minder te investeren in weinig gebruikte kantoren en meer in co-workinglocaties of professionele technologie voor thuis. Ook is het essentieel om het personeel te ondersteunen, met een focus op de gedrags- en culturele aspecten van flexibel werken die verspreide teams samenbrengen.

2020 biedt alle mogelijkheid om overal flexibele, collaboratieve werkplekken te creëren – met een speciale rol voor wat medewerkers nodig hebben om productief te zijn. Technologie is hierin belangrijk, denk bijvoorbeeld aan noise-cancelling headsets om storend achtergrondgeluid te blokkeren en dynamische video-soundsbars voor one-touch-vergaderingen met speaker tracking en draadloos delen.

Flexibel werken: ruimten

Als het gaat om de ruimten waarin we werken, verschuift de nadruk naar het creëren van de beste omgevingen voor medewerkers om productief te zijn, in plaats van een vaste locatie te bieden.

In het ‘nieuwe normaal’ zal de populariteit van thuiswerken en co-workinglocaties toenemen, hoewel er nog steeds behoefte zal zijn aan een centrale bedrijfswerkplek voor ideeënvorming, samenwerking en om het personeel het gevoel te geven dat ze erbij horen.

Deze benadering van flexibel werken is de basis voor drie belangrijke trends omtrent de ontwikkeling van werkplekken:

• Professionele set-ups voor thuis
  Thuiswerken is inmiddels veranderd in een lange-termijntrend en de geïmproviseerde set-ups van medewerkers veranderen langzaam in professionelere thuiswerkruimten die zijn uitgerust met kwalitatieve technologie, zoals headsets, webcams, speakerphones en next-generation desktoptelefoons. Deze technologie is nodig om effectief te werk te gaan.
  

• Co-workinglocaties
  Dit soort locaties zouden volgens voorspellingen voor de coronalockdown wereldwijd met meer dan 40 procent toenemen en bieden meer keuze en flexibiliteit voor medewerkers. Bovendien dragen ze voor bedrijven bij aan kostenefficiëntie. Onder andere thuiswerkers kunnen met deze optie af en toe andere mensen opzoeken, zonder dat daar een vast bureau of vaste locatie aan te pas komt.
  

• Satellietkantoren
  Onderzoek van Gartner toont aan dat 13 procent van de CFO’s al kostenverlaging heeft gerealiseerd op het gebied van vastgoed. In plaats van grote kantoren te gebruiken die zich midden in de stad bevinden, is het goed om kleinere ‘satelliet’-kantoren te overwegen die verspreid zijn over meerdere locaties en talent aantrekken dat niet in de stad wil wonen of geen behoefte heeft om naar de stad af te reizen.

Flexibel werken: cultuur

Met teams verspreid over een groeiend aantal werkplekken, worden virtuele manieren van werken de norm. Bedrijven moeten daarbij echter ook voldoende belang hechten aan het creëren van een cultuur die flexibel, inclusief en begripvol is.

Elke stem moet worden gehoord en iedere medewerker, ongeacht zijn of haar functie, moet het gevoel hebben erbij te horen. Zo’n collaboratieve mentaliteit helpt je om de merkidentiteit in stand te houden en maakt het werkende leven van medewerkers overzichtelijk, interessant en lonend.

Het ondersteunen van managers met nieuwe technologieën voor het beheer van flexibel personeel zal essentieel zijn. Denk hierbij aan investering in de vaardigheden en communicatie- en samenwerkingstools die ze nodig hebben om teams te monitoren en met ze in contact te blijven.

Ook zullen managers een belangrijke rol spelen in de integratie van je bedrijfscultuur in je digitale bedrijfsvoering. Op die manier komen medewerkers dagelijks met de bedrijfscultuur in contact, ongeacht waarvandaan ze werken.

Belangrijk onderdeel van die digitale bedrijfsvoering zijn bijvoorbeeld audio- en videocalls die meer sociale interactie mogelijk maken of virtuele ‘koffieapparaat’-momenten waarbij collega’s ‘samenkomen’ voor een kopje koffie, lunch of borrel om ervaringen te delen. Vervolgens zal je snel merken dat virtuele samenwerking de kans biedt om iedereen in de organisatie op een manier te betrekken die fysieke interacties nooit mogelijk maakten.

Flexibiliteit en vrijheid

In 2020 en daarna moeten werkplekken mensen een keuze geven – ruimten om samen te werken, na te denken, te creëren of gewoon even met anderen te praten. Flexibel werken zorgt voor meer keuzemogelijkheden dan ooit. Wanneer, waar en hoe medewerkers aan de slag gaan zou er niet meer toe moeten doen als ze uitgerust zijn met optimale technologie en communicatieoplossingen die productiviteit en samenwerking stimuleren. Deze middelen creëren consistente, professionele ervaringen voor iedere medewerker, waardoor werk niet een vaste plek is, maar iets dat ze doen.

(Paul Clark is SVP & EMEA Managing Director van Poly)