De verborgen kosten van gratis software

Gratis software, of freeware, is voor veel werknemers ideaal. Het is namelijk gratis, heel geschikt voor enkele specifieke toepassingen en vaak makkelijk te installeren. Het nadeel is dat freeware wordt betaald met data die teruggekoppeld wordt naar de leverancier. Freeware speelt in op het vrolijke gevoel dat mensen krijgen als iets gratis is. Maar veel freeware is alleen ‘free’ voor thuisgebruik of op school, en niet voor zakelijk gebruik. Bovendien kan het zomaar gebeuren dat - nét als werknemers gewend zijn aan de handige functies die de oplossing biedt – de gratis software verplicht omgezet wordt naar een betaal-abonnement. En dat kan serieuze gevolgen hebben voor het IT-budget.

Denk aan Java - geen werknemers tool, maar voorheen wel gratis en populair omdat het ontwikkelingsplatform stabiel en innovatief was. Heel veel organisaties maakten gebruik van dit platform, en vervolgens nam Oracle Java over en stelde in 2019 de betaalde abonnementen voor Java Standard Edition (SE)-updates verplicht. Ook werd in 2023 het bedrijfsbrede metrische model geïntroduceerd, waarmee álle werknemers een licentie krijgen, zelfs als slechts één persoon Java gebruikt. Voor veel organisaties leidde deze verandering tot onvoorziene kosten van miljoenen dollars, waardoor ze hun Java-gebruik moesten herzien en alternatieven moesten zoeken, met alle verstoringen van dien.

De vele risico’s van freeware

Naast financiële gevaren zorgt freeware voor aantal andere belangrijke risico’s:

• Afhankelijkheid van leveranciers: Door de groeiende afhankelijkheid van specifieke tools wordt het steeds duurder en lastiger om van leverancier te wisselen.

• Verborgen gegevensverzameling: gebruikspatronen en gevoelige informatie kunnen worden verzameld en verkocht aan derden.

• Beperkte controle over functies: Teams werken vaak met beperkte functionaliteit, wat leidt tot productiviteitsverlies en onverwachte upgrade-eisen.

• Beveiligingsrisico's: Door inconsistente patches en beperkte tests loopt u meer risico op cyberdreigingen, wat de beveiliging in gevaar kan brengen.

Bedenk, er zijn ook freeware-uitdagingen die niets te maken hebben met budgetten of een wijziging in de licentievoorwaarden. Neem bijvoorbeeld WinRAR, een tool waarmee je bestanden kan inpakken of comprimeren. Deze oplossing wordt vaak via individuele downloads verspreid. Wanneer IT-afdelingen de software moeten verwijderen (bijvoorbeeld vanwege beveiligingsredenen of compliance-vereisten), hebben ze een grondige zoektocht door hun netwerken voor de boeg. Probeer maar eens in een bedrijfsnetwerk duizenden stukjes software te vinden en te verwijderen – dat kost veel tijd.

Hoe beperk je de risico’s van freeware

Hoe houd je je netwerk schoon, en zorg je ervoor dat de gevaren van freeware geminimaliseerd worden? Eén oplossing ligt voor de hand (al blijkt uit de praktijk dat het toch niet veel gebeurt): start met goede controles, bijvoorbeeld op wat door werknemers gedownload wordt. Deze actie vooraf is makkelijker dan achteraf te maken te krijgen met onverwachte licentiekosten, beveiligingsinbreuken of de vervelende taak om diep ingebedde freeware te verwijderen.

Hier zijn drie praktische manieren om goed zich te houden op wat er op het netwerk plaatsvindt:

1. Weet wat er geïnstalleerd is

De eerste stap is het verkrijgen van volledig inzicht in de IT-omgeving. Onze ervaring bij SoftwareOne is dat veel organisaties geschokt zijn wanneer ze ontdekken hoeveel freeware er in hun omgeving aanwezig, zonder dat de IT-afdeling hiervan wist.

2. Bouw vanaf het begin strategische controle in

Een uitgebreid IT Asset Management (ITAM)-programma vormt de basis voor nauwkeurige controle van de softwareomgeving. Bij SoftwareOne kunnen we, met onze oplossingen of in samenwerking met vertrouwde partners, het volgende bieden:

• Geautomatiseerde detectie van alle applicaties, inclusief freeware

• Nauwkeurige meting van softwaregebruik en compliance

• Integratie met inkoop- en beveiligingsworkflows

• Regelmatige beoordelingen van de portfolio-optimalisatie

• Proactief beheer van licentiewijzigingen

Belangrijk is dat bij de uitrol van een ITAM-programma, ook veel aandacht is voor bedrijfsprocessen en de mensen die hierbij betrokken zijn. Het is de combinatie van deze drie elementen die ervoor zorgt dat het programma gedragen wordt binnen de organisatie, en een succes wordt.

3. Combineer de juiste tools, de juiste processen en de juiste partnerschappen

Voor een nauwkeurige controle van uw IT-omgeving is meer nodig dan alleen technologie. Moderne ITAM-tools zijn uitstekend in het identificeren van licentievereisten, maar is niet voldoende. Bij SoftwareOne hebben we gemerkt dat organisaties de beste resultaten behalen wanneer ze implementatiecontroles combineren met duidelijke inkooprichtlijnen en systematische gebruiksmonitoring. Deze geïntegreerde aanpak levert binnen enkele weken volledige zichtbaarheid van de softwareomgeving.

Hou freeware in het gareel

De aantrekkingskracht van freeware is duidelijk: gratis is altijd leuk. Maar zoals we hebben gezien, brengt ‘gratis’ software vaak aanzienlijke verborgen kosten met zich mee. Denk aan heimelijke gegevensverzameling, beveiligingsrisico's, operationele verstoringen en onverwachte licentiewijzigingen.

Het goede nieuws? Deze risico's zijn volledig beheersbaar met de juiste aanpak. Door vroegtijdig nauwkeurige controles in te voeren, duidelijk inzicht te houden in de IT-omgeving en samen te werken met een ervaren partner, is te voorkomen dat freeware een risico vormt, terwijl organisaties toch profiteren van legitieme open-source mogelijkheden.

Ninonne Kooij, principal business consultant ITAM bij SoftwareOne