Supply chains beschermen tegen illegale handel in rookwaren
Op 20 mei 2019 moet elke retailer en groothandel die tabaksproducten verkoopt voldoen aan de Europese eisen voor track & trace voor het tegengaan van de illegale handel in tabaksproducten, of stoppen met de verkoop van die producten. De fabrikanten zijn er al klaar voor, maar hoe ver bent u? De ‘Tobacco Products Directive’ (TPD) heeft zowel een impact op de totale supply chain als de interne logistieke processen van retailers en groothandels, vanaf de goederenontvangst tot en met de levering van tabaksproducten. De lijst aan eisen en snel naderende deadline vragen om een bewezen track & trace oplossing die naast het ERP/WMS kan draaien en snel te implementeren is.
Bescherming tegen illegale tabakshandel
Circa 8,7% van alle tabakshandel in Europa is illegaal, wat omgerekend jaarlijks zo’n 44,7 miljard sigaretten bedraagt. Om dat te stoppen, moet vanaf 20 mei elke logistieke handeling met tabaksproducten worden geregistreerd naar een Europese Router. Dus de ontvangst van producten, overslag, aggregaties, disaggregaties en verzending. Verder moeten ook alle ordernummers, verstuurde facturen en ontvangen betalingen worden gestuurd naar deze router. Technisch gezien laat de Europese toezichthouder tabaksfabrikanten hun producties en leveringen eerst registreren in een primaire database, welke Zetes bij zes tabaksfabrikanten heeft verzorgd, die alle data automatisch doorstuurt naar een secundaire Europese database. De volgende partijen in de logistieke keten die de producten distribueren moeten vervolgens de eigen handelingen naar de Europese Router versturen, die alles automatisch doorstuurt naar de juiste primaire databases van de fabrikanten. Om daaraan te voldoen is de juiste combinatie van software, hardware en support cruciaal.
Eisen leiden ook tot kansen
Net als in andere markten leiden nieuwe overheidseisen tot verplichtingen waarvoor investeringen nodig zijn, maar ook kansen om het logistieke proces te optimaliseren. Omdat regelgeving na verloop van tijd kan veranderen, is het belangrijk om te kiezen voor een flexibel aanpasbare en uit te breiden track & trace-oplossing. Bij voorkeur van één leverancier, om indien nodig snel een beroep te kunnen doen op één aanspreekpunt en verantwoordelijke. Maar ook een leverancier die lokaal ondersteuning biedt en de benodigde kennis, ervaring en capaciteit heeft om in korte tijd een track & trace oplossing succesvol te implementeren. Die aan alle eisen voldoet inclusief informatiebeveiliging volgens de ISO 27001.
TPD-eisen op een rij
Praktisch gezien bevat de Europese TPD de volgende eisen:
- alle ketenpartners moeten per 20 mei 2019 aan de eisen voldoen voor sigaretten en shagtabak: fabrikanten, importeurs, groothandelaren, distributeurs, merchandisers, retailers en mobiele verkooppunten/verkopers. Vanaf uiterlijk 20 mei 2024 ook voor alle andere tabaksproducten.
- verpakkingen van tabaksproducten krijgen per barcode een unieke identificatie met veiligheidskenmerken om de authenticiteit aan te tonen.
- alle logistieke handelingen moeten worden geregistreerd, waardoor elk los product in de hele supply chain te traceren is, om naleving van de richtlijn te controleren.
- boekhoudkundige events moeten worden gekoppeld aan te verzenden producten, waardoor autoriteiten illegale handel kunnen herkennen.
- om de onafhankelijkheid en transparantie van producttracering te waarborgen moeten de fabrikanten contracten voor gegevensopslag afsluiten met onafhankelijke derde partijen.
- elke fabrikant of importeur van tabaksproducten moet een database (‘primaire repository’) aanleggen voor het opslaan van alle identificeer- en traceerdata en die tevens kopiëren naar een overkoepelende EU-database (‘secundary repository’).
Impact op de organisatie
Gezien de naderende deadline, is het belangrijk zo snel mogelijk te analyseren welke impact de nieuwe TPD-regelgeving voor tabaksproducten heeft op uw organisatie. Daarna moet er een projectplan worden opgesteld en uitgevoerd om de ontbrekende software en hardware tijdig toe te voegen. Hoewel de nieuwe regelgeving voor tabak momenteel uniek is, zijn er vergelijkbare ontwikkelingen in andere sectoren. Track & trace-oplossingen voor medische hulpmiddelen, geneesmiddelen, fashion en voedingsmiddelen worden door Zetes al jarenlang geleverd en ondersteund. De basis van onze oplossing bestaat uit het unieke ZetesOlympus track & trace Cloud-platform, waarop bestaande logistieke oplossingen eenvoudig zijn aan te sluiten. Indien gewenst zorgen wij dat klanten tevens worden uitgerust met de juiste hardware voor complete ontzorging op dit gebied.
Jeremy Linders, Business Development Manager, Zetes