Kees Smit Tuinmeubelen digitaliseert orderverwerking met mobility oplossing
Kees Smit Tuinmeubelen is een leverancier van tuinmeubilair in België, Nederland en Duitsland. Om succesvol te kunnen blijven groeien, zijn de papier-gebaseerde verkoop- en logistieke processen gedigitaliseerd.
Via PDA’s en mobiele scanners worden orders nu sneller ingevoerd en verwerkt, met als resultaten minder pickfouten en een beter zicht op de voorraad.
Professionaliseren orderverwerking
Het tuinmeubilair van Kees Smit Tuinmeubelen is te ervaren en aan te schaffen in eigen showrooms in Amersfoort en Almelo en in drie webwinkels. Een deel van alle bestellingen halen klanten zelf op bij een 15.000m2 distributiecentrum in Almelo. Zowel de orderinvoer als interne verwerking daarvan gebeurde tot voor kort nog met papieren formulieren en lijsten. "Vorig jaar kwamen wij tot de conclusie dat ons bestaande ICT-systeem de snelle bedrijfsgroei niet meer kon ondersteunen", vertelt logistiek manager Roy Bult. "Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een oplossing waarmee het hele orderverwerkingsproces vanaf het invoeren in de showrooms en de webwinkels tot en met de aflevering te professionaliseren was. Met als businessdoelstellingen de doorloopsnelheid te versnellen, de kans op het maken van fouten te verkleinen voor de toekomstige groei en de klanttevredenheid nog verder te verhogen."
Mobility oplossing met SAP-integratie
Het selectieproces en de keuze van de bij Kees Smit Tuinmeubelen geïmplementeerde nieuwe mobility-oplossing is een gevolg van de keuze voor SAP als nieuw ERP-systeem. "Wij zijn vorig najaar overgestapt naar SAP Business One als primair ICT-systeem", vervolgt Bult. "Terwijl de meeste bedrijven daar anderhalf tot twee jaar voor inplannen, hebben wij die implementatie zonder noemenswaardige problemen in een half jaar gerealiseerd. De herfst- en winterperiode zijn voor ons de rustigste maanden, dus daarbinnen moeten ingrijpende veranderingen in de bedrijfsprocessen plaatsvinden. Om het nieuwe ERP-systeem goed te benutten zijn wij vervolgens op zoek gegaan naar de beste mobility-oplossing met SAP-integratie. Met als doelstelling het invoeren van alle klantorders in de showrooms en verzamelen van de bestelde artikelen in ons magazijn te vereenvoudigen en te versnellen. Na het vergelijken van een aantal mogelijke aanbieders van mobility-oplossingen hebben wij voor Zetes gekozen."
Klantorders sneller invoeren en verwerken
De verkoopmedewerkers van Kees Smit Tuinmeubelen registreren alle klantorders voortaan digitaal in de showroom, met een Honeywell Dolphin CT50 PDA. Daarna worden ze via SAP in het magazijn aangeboden voor het orderpicken met een Honeywell CK3 handcomputer en barcodescanner. "Wij hebben voor Zetes gekozen vanwege het snel ontstane vertrouwen in hun mobilitykennis en -ervaring en commitment voor ons project", zegt Bult. "Maar ook omdat zij onze medewerkers eerst een aantal verschillende PDA's en scanners liet uitproberen, om zelf de gebruiksvriendelijkheid te ervaren. Die aanpak heeft een positieve invloed gehad op onze acceptatie van de gekozen oplossing". Inmiddels gebruiken ze bij Kees Smit Tuinmeubelen zo'n 50 PDA's en bijna 40 scanners, waarvan een deel op locatie is geconfigureerd en gefinetuned. De rest is 'preconfigured' geleverd. "De belangrijkste voordelen van onze nieuwe mobility-oplossing zijn het sneller kunnen invoeren van orders in de showrooms tijdens gesprekken met klanten en de minimale kans op het maken van fouten in ons magazijn, bij een hogere picksnelheid", aldus Bult. "Eigenlijk is er geen fout artikel meer te picken, tenzij iemand na het scannen alsnog een ander artikel pakt. Tijdens drukke maanden werken hier veel parttime medewerkers, die wij met de mobiele apparatuur sneller zijn in te werken. Verder vergroot de nieuwe oplossing ons inzicht in de orderverwerking en voorraden."
Optimaliseren richting papierloos werken
Tijdens de eerste maanden na het implementeren van de mobility-oplossing is er in het magazijn van Kees Smit Tuinmeubelen parallel ook nog met papieren picklijsten gewerkt. Pas in 2018 gaan ze verder optimaliseren richting volledig papierloos werken. "Wij gaan onder andere het aanleveren van informatie vanuit SAP richting de scanners verbeteren en kijken welke koppelingen met de ICT-systemen van onze vervoerders voordelen opleveren", vertelt Bult. "Terugkijkend op dit project levert het digitaal registreren van alle orders en orderpicken met scanners zeker de verwachte voordelen op, maar hadden we er achteraf gezien beter eerder aan kunnen beginnen. Hoewel de invloed moeilijk te meten is, helpt onze mobility-oplossing tevens de klanttevredenheid te verhogen. Die is dit jaar gestegen naar een 9,3, in vergelijking met 9,2 in 2016 en 9,1 in 2015, beoordeeld door 11.000 kopende klanten."