Moderne inkoopafdeling jaagt innovatie aan

Als er één afdeling binnen veel bedrijven is die niet met innovatie wordt geassocieerd, dan is het wel ‘inkoop’. Toch is dat een gevaarlijke misvatting, stelt APS. Natuurlijk zijn procurement managers verantwoordelijk voor het scherp inkopen van producten en diensten. Maar meer en meer komen business managers tot de ontdekking dat slim inkopen niet alleen tot lagere kosten leidt, maar ook helpt om tot innovatie te komen. APS heeft een whitepaper over deze ontwikkeling geschreven waarin onder andere tips staan hoe een - zeg maar - traditionele inkoopafdeling zich kan ontwikkelen tot een bron van innovatie.

Nauw samenwerken

Veel bedrijven besteden een groot deel van hun omzet bij leveranciers. Met andere woorden: voor het realiseren van hun omzet zijn zij in hoge mate afhankelijk van producten of diensten die zij kopen van andere bedrijven. Gemiddeld maakt deze inkoop tweederde van de totale verkopen uit, maar er zijn branches - de autosector bijvoorbeeld - waar dit aandeel oploopt tot wel 80 procent. Bovendien blijkt uit talloze onderzoeken dat toeleveranciers van groot belang zijn voor bedrijven om bij te blijven ten aanzien van de laatste trends en ontwikkelingen. Juist die kennis kan een grote rol spelen bij bedrijven die door middel van productinnovatie tot groei van omzet en winst willen komen.

Probleem

Er is echter wel een probleem: een leverancier die enkel wordt geconfronteerd met een klant waarvan de inkopers alleen maar interesse hebben in kostenverlagingen, zal niet zo snel dit soort kennis aan zijn klant willen geven. Dat wordt anders als de klant kiest voor een langdurige samenwerking die beide partijen de kans geeft om de omzet en winst te verbeteren.

5 tips

Bedrijven als Philips onderkennen deze kansen. Zij zien leveranciers liever als partners met wie zij samenwerken om tot innovatie te komen. Zonder daarbij overigens de kosten uit het oog te verliezen, stelt APS. Op basis van de ervaringen van dit soort sterk op innovatie gerichte ondernemingen, komt APS tot een aantal tips die voor veel inkoopafdelingen relevant zijn.

Tip 1: Maak innovatie meetbaar

In het ideale geval kunnen we gebruik maken van een binnen de branche of sector algemeen geaccepteerde manier van werken om een financiële waarde toe te kennen aan innovatie voor het verbeteren van de zakelijke prestaties. Helaas blijkt dit in de praktijk moeilijk tot stand te brengen, aangezien de waarde die we kunnen toekennen sterk kan variëren, afhankelijk van de branche of de business-functie. Kijk daarom vooral naar de eigen situatie en wat dan haalbaar is.

2. Zorg voor commitment van het management

Voordat veranderingen kunnen worden doorgevoerd dient het senior management er van overtuigd te zijn dat door leveranciers mogelijk gemaakte innovatie intrinsieke waarde heeft voor de eigen organisatie. Voor inkoopteams is dit een strategische doelstelling. Het is voor hen van cruciaal belang dat zij de waarde van deze manier van werken kunnen aantonen. Zonder buy-in van het management is deze manier van werken namelijk vrijwel onmogelijk.

3. Stel twee doelen

Binnen inkoopafdelingen ligt de nadruk traditiegetrouw op het behalen van voordelen op de korte termijn. Inkoopafdelingen dienen echter ook gestimuleerd te worden om een grotere mate van efficiency te realiseren op de langere termijn. Dit kan gerealiseerd worden door twee doelen te definiëren: een gericht op het behalen van directe kostenvoordelen en een die de focus legt op de business case op de langere termijn.

4. Verbeter de kennis en vaardigheden van inkoop

Als inkoopafdelingen gevraagd wordt om een langdurige relatie met leveranciers te ontwikkelen, zal ook goed gekeken moeten worden naar de kennis en de vaardigheden van procurement-teams. Een beter relatiebeheer zal de leveranciers ervan overtuigen dat de opdrachtgever daadwerkelijk een commitment aangaat. Dit zal de leverancier stimuleren om samen met de opdrachtgever te werken aan het realiseren van diens doelstellingen op de langere termijn. Dit kan betekenen dat een specialist op dit gebied moet worden aangetrokken of dat geïnvesteerd moet worden in het verder opleiden en trainen van bestaande medewerkers.

5. Deel verantwoordelijkheden

Een duidelijke les die uit het succes van Philips geleerd kan worden, is dat de verantwoordelijkheid voor innovatie niet alleen bij de procurement-afdeling dient te liggen. Er bestaat een duidelijke behoefte aan een gezamenlijke aanpak om met verschillende afdelingen gezamenlijk te werken aan een gemeenschappelijk doel: het verder verbeteren van de resultaten. Een innovatie-taskforce die is samengesteld uit medewerkers van tal van afdelingen kan hierbij een goede eerste stap zijn.

Auteur: George Smart, Business Development Manager APS Group