Met online kassa meer controle op onderneming

273129_h_ergb_s_gl

door Roemer Mol |

Veel horeca- en retailondernemers kunnen niet van minuut tot minuut alles in de gaten houden wat er in hun zaak gebeurt. Ze zijn onderweg naar andere vestigingen of inkopen aan het doen, waardoor zij op dat moment geen inzicht hebben in bijvoorbeeld de omzet en voorraad. Natuurlijk kunnen zij een medewerker vragen dit aan hen door te geven, maar dat kost de medewerker tijd en daarbij is het ook niet waterdicht. Bovendien, waar gewerkt wordt met kassa’s, doen zich soms voorraad- en kassaverschillen voor. Niet in de laatste plaats, omdat de kassa bijvoorbeeld niet geijkt is of omdat sommige transacties ‘vergeten’ zijn om aan te slaan. Dit speelt voornamelijk bij traditionele kassa’s die geen centrale verwerking van voorraden en geldstromen kennen en helemaal bij kassa’s die louter voor het afrekenen zijn en geen gekoppelde pin hebben.

Gebruikers van dit soort achterhaalde systemen hebben geen inzicht in de voorraadgegevens en andere cijfers zoals de omzet en btw. Het zou mooi zijn als ze dit op afstand realtime kunnen overzien. Gelukkig zorgt innovatie op het gebied van kassa’s ervoor dat ondernemers niet meer afhankelijk zijn van dit soort achterhaalde systemen. Ze kunnen eenvoudig de overstap maken naar een systeem dat ‘connected’ is met een centrale gegevensopslag en dat inzicht geeft in de omzet. Kortom, een online kassa. Maar is dat wel veilig en betrouwbaar? Zeker nog niet alle online kassa’s zijn al veilig en betrouwbaar, maar die dat wel zijn kunnen herkend worden aan het keurmerk Betrouwbare AfrekenSystemen (BAS).

Realtime controle uitvoeren

Bij een online kassasysteem heeft ieder personeelslid zijn eigen cijfercode om toegang te krijgen tot het online afrekensysteem. Ieder account kan dan ook apart bekeken worden op transactie- en gebruikersniveau, waardoor bijvoorbeeld gemakkelijk vast te stellen is welke medewerkers aanwezig zijn, welke omzet zij genereren en hoeveel cola ze zelf gedronken hebben. Zo verkrijgt de ondernemer online inzicht in de situatie op de vloer en het presteren van zijn medewerkers. Waar en wanneer hij maar wilt.

Keurmerk betrouwbare afrekensystemen

Bij online kassa’s komen wel andere veiligheidstoetsen om de hoek kijken dan bij de traditionele kassa’s. Zo zal de data waarmee gewerkt wordt veelal in de cloud worden opgeslagen. Hiertoe is het BAS-keurmerk in het leven geroepen. Een aantal kassaleveranciers, waaronder Cashr, heeft een normenkader ontwikkeld waaraan iedereen die het certificaat wil verdienen zich zal moeten houden. Bij online kassasystemen die het keurmerk dragen, is er bijvoorbeeld geen zogenaamde ‘Bermuda-knop’ die bij ingebruikname ‘even’ geen rekening houdt met het btw-tarief. Het keurmerk staat voor betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit, maar ook voor eerlijke concurrentie en daarmee een gelijk speelveld voor ondernemers.

Belastingdienst aangesloten bij BAS

Ook de Belastingdienst heeft zich aangesloten bij BAS. De Belastingdienst wil het BAS- initiatief versterken en heeft dan ook aangegeven een verdergaande ketenintegratie van systemen voor te staan. Zo zal is in de nabije toekomst een steeds verdere integratie mogelijk zijn tussen de administratie van een ondernemer en de vastlegging van belastingen bij de overheid.

Voordelen

Ondernemers die beschikken over de koppeling tussen Cashr en het boekhoudpakket van Reeleezee, zijn eigenlijk al zover. Vanuit dit pakket kan een ondernemer met een druk op de knop zijn kwartaal btw-aangifte meteen doorzetten. Dat scheelt de ondernemer avonden en weekenden werk. De snelle verwerking heeft als bijkomend voordeel dat de ondernemer voortaan bij een controle sneller door het controleproces heen is. Op zo’n moment zijn de voordelen van een BAS-cerfitificering goed merkbaar.

Roemer Mol is marketing manager van Reeleezee en Cashr