Overstap van douane op AGS3-Export biedt bedrijven kansen

Met de introductie van AGS3-Export zet de Nederlandse overheid dit najaar een belangrijke stap in de vervanging van het aloude Sagitta-douanesysteem.

Hoewel deze overstap voor bedrijven wijzigingen met zich meebrengt, ontstaan volgens Richard Groenendijk, directeur van AEB Nederland, ook tal van mogelijkheden om sneller en efficiënter te werken. AEB geeft in een whitepaper 6 tips gegeven voor een probleemloze integratie van AGS3-Export met interne IT-systemen.

Komend najaar introduceert de Nederlandse overheid fase 3 van AGS. Dit AanGifteSysteem is de opvolger van Sagitta. Het systeem maakt het voor importerende en exporterende bedrijven mogelijk alle hiervoor benodigde aangiften snel en efficiënt te doen. Was Sagitta vooral een digitalisering van de destijds gehanteerde procedures, met de komst van AGS ontstaan voor bedrijven ook tal van nieuwe kansen doordat de werkwijze drastisch wordt vereenvoudigd.

Nieuwe mogelijkheden

AGS3-Export brengt belangrijke veranderingen met zich mee voor bedrijven die zaken doen met het buitenland. Het gaat om 5 aanpassingen die echter ook belangrijke voordelen bieden:

• Geladen en te laden-situaties - Soms is het niet mogelijk om de exacte gegevens van de uit te voeren goederen vooraf gereed te hebben. Dat is bijvoorbeeld het geval bij bulkladingen. In Sagitta was het mogelijk aangifte te doen in een zogeheten ‘te laden’-situatie. De aangevende partij diende dan op een later tijdstip een aanvullend bericht te sturen met daarin de juiste gegevens na belading plus het tijdstip van einde laadtijd. Eenzelfde werkwijze is ook in AGS3-Export mogelijk, maar nu is het niet langer nodig een verwachte laadtijd en een einde laadtijd op te geven.
• Credibility controles - Conform Europese afspraken voert AGS3-Export nu eerst op 3 terreinen een credibility-controle uit. Het gaat om checks op wetmatige beperkingen, een controle op een aantal product- en ladingskenmerken en prijsgerelateerde controles. AGS3-Export voert deze controles uit voordat de aangifte wordt doorgestuurd naar de douane. Hiertoe is een business intelligence-laag aan AGS toegevoegd die voorkomt dat de douane veel handmatige controles moet uitvoeren als gevolg van onzorgvuldig handelen van aangevers. Naar verwachting zal het aantal foutmeldingen (ofwel: niet correcte aangiftes) in eerste instantie flink toenemen. De kwaliteit van de aangiftes zal echter wel verbeteren.
• Onvolledige aangiftes en aanvullende aangiftes - Het doen van onvolledige aangiftes is met de komst van AGS3-Export veel eenvoudiger dan in Sagitta. Dit speelt met name bij exportzendingen waar grote tijdsdruk op staat. Verzuimt een aangever een onvolledige aangifte later af te ronden, dan verstuurt AGS hiervoor automatisch berichten aan de aangevende partij inclusief een waarschuwing.
• Buiten werking stellen en corrigeren van aangiftes - Exporteurs regelen straks alle aangiftes in AGS3-Export, ook als zij een aangifte moeten corrigeren of intrekken. Bij Sagitta moest dit buiten het aangiftesysteem om gedaan te worden. De nieuwe aanpak werkt veel efficiënter.
• Correcte data van cruciaal belang - AGS3-Export biedt vooral voordelen en nieuwe kansen voor bedrijven die hun bedrijfs- en productdata goed op orde hebben. Dan is een forse versnelling en vereenvoudiging van het aangifteproces mogelijk. In situaties waar deze data niet correct beschikbaar is, ondervindt de aangever hier duidelijk de gevolgen van. 

De douane accepteert via AGS3-Export niet langer aangiftes die zijn voorzien van incorrecte gegevens, terwijl de consequenties van foutieve data direct duidelijk zijn. Verzendingen kunnen dan zomaar vertragingen oplopen, maar fouten kunnen ook tot boetes leiden.

Om de migratie naar AGS3-Export goed te kunnen begeleiden, heeft AEB Nederland een whitepaper getiteld ‘Hoe u zich als exporteur succesvol kunt voorbereiden op AGS3-Export; Achtergronden, veranderingen en tips voor een soepele overgang’ opgesteld. Hierin wordt de overstap uitgebreid behandeld.

Directeur Richard Groenendijk: “De migratie biedt bedrijven interessante kansen. Maar we adviseren ondernemingen wel om goed te kijken naar de kwaliteit van hun data en naar de processen die zij ingericht hebben voor het doen van aangiftes. Is bovendien de software die zij nu gebruiken wel in staat om deze nieuwe manier van aangiftes doen volledig te ondersteunen? In de whitepaper die wij hebben opgesteld, wordt uitgebreid op dit soort thema’s ingegaan.”

6 tips voor IT

De invoering van AGS3-Export heeft uiteraard ook belangrijke gevolgen voor de interne IT-systemen van aangevers. In de whitepaper geeft AEB hierover een aantal tips:

1. De invoering van AGS3-Export is een goed moment voor bezinning: voldoet de huidige IT-aanpak nog?
2. Controleer of het noodzakelijk is om nieuwe IT-koppelingen te maken als gevolg van de invoering van AGS.
3. Check of bestaande IT-koppelingen ook na de overstap nog volledig werken.
4. Informeer tijdig bij de softwareleverancier of deze op tijd de juiste updates van de software kan opleveren.
5. Is er na de upgrade van de interne IT-systemen en de koppelingen met AGS3-Export nog voldoende grip op het aangifteproces? Kijk hierbij met name naar alle parameters die belangrijk zijn om het proces van aangifte doen soepel te laten verlopen.
6. Past de kostenstructuur van de IT-systemen na koppeling met AGS3-Export nog bij de mogelijkheden van het bedrijf.